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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, le 16 novembre 2016 à 9 h.

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey

PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, le 16 novembre 2016 à 9 h.

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey

Invités : Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Mot de bienvenue pour le nouvel administrateur

La présidente souhaite la bienvenue au nouveau membre élu du conseil d’administration Alex Beraskow. La présidente présente aussi les remerciements et l’appréciation du conseil d’administration à Kevin McArthur pour ses contributions à l’organisme en tant que membre du conseil d’administration durant les trois dernières années.

2. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par F. West, appuyée par L. Macdonald, et adoptée à l’unanimité.)

3. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 21 septembre 2016

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 21 septembre 2016 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l’unanimité)

4. Remarques de la présidente

La présidente indique que le résumé des questions soulevées lors de la table ronde du 17 juin 2016 a été distribué et qu’elle a reçu très peu de commentaires. Elle invite les membres à participer à la discussion prévue à la fin de la réunion sur les suites à donner à la table ronde.

5. Nomination du vice-président

La présidente demande aux membres de proposer des candidats pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après la clôture des mises en candidature, la nouvelle vice-présidente du conseil est nommée conformément à l’article 8.02 du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Helen McDonald au poste de vice-présidente pour une période d’une année, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)

6. Mises à jour financière et opérationnelle

6.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

6.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les faits saillants du rapport, on souligne que les recettes provenant des enregistrements dépassent de 90 K$ les recettes budgétées depuis le début de l’exercice, en raison du nombre accru d’enregistrements de nouveaux noms de domaine et des renouvellements plus élevés que prévu. Ces bons résultats représentent une contribution de 90 K$ à notre cible totale la plus ambitieuse et la direction est confiante, compte tenu des résultats à ce jour, que si aucun changement imprévu ne survient, la cible la plus ambitieuse sera atteinte au cours de l’AF17. On ajoute que le personnel a réussi la transition du registre .kiwi vers la plate-forme de registre Fury le 12 octobre 2016.

Le domaine .CA continue de croître en dépit d’un marché en déclin, grâce aux efforts considérables déployés par le personnel pour faire la promotion de l’image de marque, générer de nouveaux tuyaux pour nos partenaires, et soutenir directement nos partenaires de canaux au moyen de fonds de garantie et de fonds de développement marketing. La discussion s’engage sur les programmes de canaux et sur la capacité des partenaires d’y avoir accès. Le personnel réitère que les programmes sont disponibles pour tous les registraires, que chaque programme est conçu selon un ensemble de principes et personnalisé pour chaque registraire. Le marché devenant de plus en plus compétitif, et notre canal de plus en plus encombré, nous devons envisager d’augmenter les ressources disponibles pour nos programmes conçus sur mesure et recourir à des tactiques révolutionnaires davantage axées sur le marché si nous voulons maintenir notre croissance.

Le personnel indique que la reddition de comptes et les responsabilités de l’organisme ont été revues afin de les aligner sur une perspective d’offre de produits et de services plutôt que sur une orientation fonctionnelle pure. L’objectif est d’assurer une supervision accrue et de mettre l’accent sur notre activité de base et sur les gammes de produits et de services émergents.

Comme indiqué précédemment, l’organisme travaille aussi à renouveler ses processus d’affaires. Sur le plan des processus, l’accent sera mis sur l’examen de nos pratiques et de notre reddition de comptes en matière de ventes. De même, la structure de l’organisation sera revue pour créer une fonction distincte pour le développement des affaires et les ventes.

Toutes les modifications apportées aux processus, tous les changements au niveau de la reddition de comptes et des responsabilités, ainsi que la modification des structures qui en découle, ont pour but d’optimiser les résultats de l’organisation et de faciliter l’exécution du plan stratégique au cours des quatre prochaines années. Comme noté précédemment, la direction entrevoit une évolution dans l’interaction entre la direction et le conseil d’administration, en particulier une meilleure synchronisation de certains travaux des comités avec la cadence établie au sein de l’organisation afin qu’elle puisse atteindre ses cibles à l’intérieur des calendriers fixés.

6.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF17

Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.

Les faits saillants des états financiers offrent un survol des résultats financiers réels pour le deuxième trimestre de l’AF17, comparativement au budget. On note que les recettes provenant des enregistrements sont de 90 K$ supérieures aux recettes budgétées depuis le début de l’exercice, en raison d’une hausse des enregistrements de nouveaux noms de domaine (7 K unités de plus que prévu au budget), et des renouvellements de noms de domaine qui ont été plus élevés que prévu (73K unités additionnelles à la fin du deuxième trimestre).

Le personnel mentionne également que le service de gestion du DNS D-Zone national continue d’afficher un bilan des ventes positif. À la fin du deuxième trimestre de l’AF17, l’ACEI comptait 128 clients uniques qui utilisaient le service D-Zone, générant des recettes annuelles récurrentes de 139 K$. Les dépenses ont été moins élevées que prévu à la fin du deuxième trimestre de l’AF17, en raison principalement du décalage dans le temps des embauches ETP, des congés de maternité, et des versements variables au titre de la rémunération plus faibles, ainsi que du report des sommets des registraires et de l’activité du programme coop.

7. Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2016

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion. Le rapport atteste que l’élection de 2016 s’est déroulée encore une fois sans anicroche. Le rapport final du directeur du scrutin ne signale pas d’écart important par rapport aux politiques ou aux règles régissant les élections qui nécessiterait d’être porté à l’attention du conseil d’administration. Le rapport contient une seule recommandation, laquelle porte sur l’utilisation des médias sociaux dans le cadre du processus d’élection.

8. Nomination du directeur du scrutin

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2017 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2017 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay pour aider le directeur du scrutin dans ses fonctions pour l’élection de 2017 et qu’il fixe sa rémunération à 200 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par A. Beraskow, et adoptée à l’unanimité)

A. Scott quitte la réunion.

9. Rapports des comités

9.1 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du Comité de stratégie du marché rapporte que ce comité s’est réuni le 3 novembre 2016. Le comité a examiné les progrès réalisés jusqu’ici et le plan de travail pour l’année qui vient. Il y a eu une brève discussion sur le service de gestion du DNS D-Zone récursif; plus de détails seront fournis à ce sujet à une date ultérieure.

9.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le président du Comité de la rémunération et d’examen indique que ce comité s’est réuni la veille pour l’évaluation intérimaire du chef de la direction.

9.3 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance indique que ce comité s’est réuni à deux reprises récemment.

Elle déclare que le mandat de P. Andersen, qui a siégé pendant deux ans comme membre indépendant sans être administrateur au Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire (CCPIC), se termine cette année. Le comité recommande que P. Andersen soit reconduit dans cette fonction pour un autre mandat d’un an.

1. Il est proposé que le conseil d’administration reconduise Paul Andersen dans sa fonction de membre du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire pour un mandat d’un an.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)

Le comité a aussi examiné le mandat du CCPIC, en faisant valoir ses limites actuelles. Le mandat prévoit que les membres ne peuvent siéger au CCPIC que pour un maximum de quatre années consécutives au total. Étant donné que la majorité des membres du CCPIC en sont à leur 4e année, cela soulève des problèmes de continuité. Le Comité de gouvernance recommande donc de modifier le mandat de sorte que les membres du CCPIC indépendants qui ne sont pas des administrateurs puissent siéger pour un maximum de six années consécutives au total. Les administrateurs faisant partie du CCPIC seraient par conséquent nommés de la même façon que les administrateurs qui siègent aux autres comités du conseil d’administration.

2. Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire, tel que présenté.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)

La présidente du comité rappelle aux membres du conseil d’administration qu’ils ont eu l’occasion récemment de faire part de leurs commentaires sur le Code de conduite des administrateurs et politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers. Dans l’ensemble, le conseil d’administration semble satisfait du document et de la fusion des deux politiques.

La présidente ajoute que les administrateurs doivent remplir et soumettre une déclaration annuelle et un questionnaire identifiant tout conflit d’intérêts potentiel.

3. Il est proposé que le conseil d’administration approuve la version révisée du Code de conduite des administrateurs et politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers, telle que présentée.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par L. Macdonald, et adoptée à l’unanimité)

9.4 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

Le Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) ne s’est pas réuni depuis sa dernière réunion en juillet. Le comité examinera son plan de travail pour l’année qui vient.

9.5 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire

Une mise à jour sur les résultats des projets financés et menés à terme dans le cadre du Programme d’investissement communautaire a été fournie et est présentée à la réunion. On note que la planification de la quatrième ronde va bon train.

À sa dernière réunion, le comité a discuté des critères d’évaluation et recommandé d’ajuster la pondération. Un membre du comité a récemment démissionné et des mesures sont prises pour trouver un remplaçant.

La présidente du conseil d’administration remercie le président et les membres du comité pour leur contribution, ainsi que le personnel de son soutien continu.

10. Autres questions

10.1 Calendrier des activités du conseil d’administration pour 2016-2018

Le calendrier des activités du conseil d’administration pour les réunions du conseil pour les années 2016-2018 est présenté.

Il est proposé que les dates suggérées soient confirmées jusqu’au 15 novembre 2017.

(Motion proposée par F. West, appuyée par K. Brown, et adoptée à l’unanimité)

10.2 Composition des comités

La présidente du conseil d’administration confirme la nomination des présidents et des membres de chaque comité.

10.3 Suivi donné aux notes de la table ronde du 17 juin 2016

La présidente indique que cette discussion a été très utile, mais que certains points ont été laissés en suspens quant aux suites à donner aux questions soulevées. Une discussion suit et la majorité des administrateurs estime que ces questions clés s’insèrent dans les discussions qui ont cours dans le cadre de la planification stratégique. On convient donc de déposer les notes et de reporter la discussion dans un an, soit en novembre 2017.

11. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Vancouver, en Colombie-Britannique, le 28 février 2017.

S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel, P. Havey et B. Holland quittent la réunion.

12. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

À la suite de cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.

13. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 14 h 20.

 

 

 

 

 

 

 

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