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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 13 novembre 2014 à midi.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang (par téléphone), Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (présidente), Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 13 novembre 2014 à midi.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang (par téléphone), Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (présidente), Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Steven Barry, Findlay Beith, Dave Chiswell, David Fowler, Rick Koeller

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est modifié pour ajouter le point 9.4, Modifications à la composition des comités, sous Autres questions.

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 16 septembre 2014

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 16 septembre 2014 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par K. McArthur, et adoptée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente souhaite la bienvenue à la nouvelle membre récemment élue Faye West.

4. Nomination du vice-président

La présidente demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après la clôture des mises en candidature, le vice-président du conseil est élu conformément à l’article 8.02 du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Bill Sandiford au poste de vice-président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période d’une année, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par F. West et adoptée, B. Sandiford s’abstenant)

F. Beith se joint à la réunion.

5. Mises à jour financière et opérationnelle

5.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

5.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les faits saillants du rapport, on note les données additionnelles fournies sur les domaines « under management ». Certaines des données supplémentaires mesurées comprennent les portefeuilles de domaines classés par catégorie d’exigences en matière de présence au Canada; les titulaires qui sont des particuliers versus ceux qui ne sont pas des particuliers; et le classement des 10 premiers registraires. On signale aussi que la vaste majorité des titulaires détiennent un ou deux noms de domaine. La discussion porte également sur le verrouillage du Registre et sur les utilisateurs du DNSSEC.

5.3 Aperçu de la réunion de l’ICANN à Los Angeles (LA)

Le personnel présente un résumé de la réunion de l’ICANN à LA. Il mentionne que les principales questions abordées à cette réunion portaient sur la transition de la fonction de l’IANA et sur le processus d’imputabilité de l’ICANN.

5.4 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF15

Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.

Parmi les faits notables, on donne un aperçu des résultats financiers réels pour le deuxième trimestre de l’AF15, par rapport au budget. On précise que les revenus sont légèrement supérieurs aux montants budgétés en raison du taux élevé des renouvellements de noms de domaines pour la période visée. Les dépenses sont aussi plus élevées que prévu à la fin du deuxième trimestre de l’AF15 en raison, principalement, de la mise en route du programme de notoriété de la marque et des frais de résiliation non budgétés pour les locaux actuels.

6. Rapports des comités

6.1 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du Comité de stratégie du marché déclare que ce comité doit se réunir le 11 décembre 2014.

6.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le président du comité rapporte que plusieurs fournisseurs de services ont été invités à soumettre une proposition pour l’examen des conditions d’emploi du président et chef de la direction. On a retenu les services d’un cabinet de consultants et un rapport sera soumis au conseil d’administration en janvier 2015.

6.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

La présidente du Comité fait un compte rendu sur le processus de sélection du gestionnaire de portefeuille. Certaines modifications conceptuelles importantes à l’Énoncé de la politique et des procédures en matière d’investissement, qui coïncident avec le transfert, sont proposées. L’engagement d’un « gardien » pour faciliter le transfert du portefeuille d’investissements, de même que des modifications à l’Énoncé de la politique et des procédures en matière d’investissement sont recommandés.

Sur la recommandation du Comité VFIGR et sur proposition dûment appuyée,

Il est proposé que l’entreprise d’investissement Phillips, Hager & North soit, par les présentes, engagée pour gérer les investissements de l’ACEI et que la direction de l’ACEI soit autorisée à faire tout ce qui est nécessaire pour réaliser la transition;[1]

Il est également proposé que les changements conceptuels importants apportés à l’Énoncé de la politique et des procédures en matière d’investissement soient approuvés.

 

[1]     y compris engager un gardien, signer une convention de garde, fournir les lettres directives pour PH&N, examiner et signer la convention de placement avec PH&N en se basant sur l’énoncé détaillé de la politique et des procédures en matière d’investissement qui sera approuvé par le conseil d’administration, finaliser les grilles de délégation, aviser officiellement TD Waterhouse de la transition, etc.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par B. Gibson et adoptée à l’unanimité)

R. Koeller se joint à la réunion.

Le comité a reçu un aperçu du Rapport sur la gestion des risques de l’entreprise daté du 30 septembre 2014. Les faits saillants de ce rapport sont la simplification de l’échelle d’évaluation par rapport à celle proposée dans le précédent rapport. On convient que les menaces et les possibilités qui sont assorties d’un « code rouge » en raison du niveau de menace et/ou de possibilité évalué seront mises en évidence dans les prochains rapports.

6.4 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance fait un compte rendu des réunions qui ont eu lieu depuis la dernière réunion du conseil d’administration. Le comité a examiné les commentaires reçus sur différents aspects de l’élection du conseil d’administration de 2014. La discussion a porté sur la période allouée pour l’enregistrement des appuis à la liste des candidats proposés par les membres. On a convenu que les candidats qui ont reçu les 20 appuis requis pour se qualifier afin de figurer sur la liste finale des candidats en seraient informés dès que cette information devient disponible.

Le comité a aussi discuté des modifications apportées à la version révisée du Code de conduite et de la Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers entre administrateurs. Une version révisée de la politique devrait être soumise au conseil d’administration pour son approbation à sa prochaine réunion.

6.5 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire

Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire rapporte que quelques bénéficiaires de subventions ont mené à bien leurs projets et sont rendus à l’étape de remplir leurs formulaires pour leurs projets finals. Il fait remarquer que le personnel a aussi communiqué avec la majorité des bénéficiaires pour discuter des façons de mettre davantage en valeur les jalons des projets et les réalisations dans les médias. Un aperçu du calendrier de l’AF16 est aussi présenté. Un certain nombre d’améliorations au processus ont été identifiées, de même que les priorités pour l’octroi des fonds et la confirmation de la taille des subventions pour le lancement du deuxième cycle de financement.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve un budget provisoire de l’AF16 pour y inclure le fonds de 1 M$ du PIC pour le versement des subventions du programme, préalablement au processus budgétaire formel.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par K. McArthur, et adoptée; B. Gibson s’abstenant)

L. Macdonald quitte la réunion.

7. Nomination du directeur du scrutin

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2015 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2015 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay pour aider le directeur du scrutin dans ses fonctions pour l’élection de 2015 et qu’il fixe sa rémunération à 200 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par F. West, appuyée par C. Mackaay et adoptée à l’unanimité)

8. Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2014

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion. Le point saillant du rapport est que l’élection de 2014 s’est déroulée sans anicroche. Le rapport final du directeur de scrutin ne signale pas d’écart important par rapport aux politiques ou aux règles régissant les élections qui nécessiterait d’être porté à l’attention du conseil d’administration.

9. Autres questions

9.1 Calendrier des réunions du conseil d’administration pour les années 2014-2016

Le calendrier des réunions du conseil d’administration pour les années 2014-2016 est présenté et les dates proposées sont confirmées.

9.2 Portail du conseil d’administration

Les membres conviennent de continuer à utiliser le portail actuel du conseil d’administration de façon permanente.

9.3 Mise à jour des valeurs de l’ACEI

Le personnel fournit un aperçu des activités mises en oeuvre pour redéfinir la culture de l’entreprise, en conformité avec le programme général de notoriété de l’image de marque et l’orientation stratégique de l’organisation.

9.4 Modifications à la composition des comités

La présidente du conseil d’administration rapporte que la composition des comités demeurera essentiellement la même, hormis quelques changements. Elle annonce que F. West a été nommée membre du Comité de gouvernance, K. McArthur membre du Comité de stratégie du marché, et K. Brown membre du Comité du Programme d’investissement communautaire.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Halifax le 24 février 2014.

F. Beith, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel et R. Koeller quittent la réunion.

11. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.

12. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 15 h.

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