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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Marriott, à Ottawa, le 25 février 2014 à 10 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve (par téléphone)

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Pamela Miller (Industrie Canada)

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Marriott, à Ottawa, le 25 février 2014 à 10 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve (par téléphone)

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Pamela Miller (Industrie Canada)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

(Motion proposée par B. St.Arnaud, appuyée par L. Macdonald)

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 3 décembre 2013

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 3 décembre 2013 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par B. St.Arnaud, appuyée par B. Gibson et adoptée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente informe les membres du conseil d’administration que les principaux points à l’ordre du jour de la réunion sont le plan opérationnel et le budget pour l’AF15. Le Comité de stratégie du marché, le Comité de la rémunération et d’examen et le Comité des finances, de vérification, de l’investissement et de gestion des risques présenteront chacun un rapport sur différents aspects du budget avant que ne soit soumise la recommandation d’adopter le budget de l’AF15.

4. Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les points à signaler, on mentionne que les taux de renouvellement demeurent élevés et que la croissance est légèrement supérieure aux prévisions du budget. Des membres posent des questions à propos des améliorations apportées à l’évaluation du rendement et du sondage pour le Programme des 50 meilleurs petits employeurs de PME au Canada d’AON Hewitt. Les membres conviennent de soumettre ces questions au Comité de la rémunération et d’examen pour qu’il les étudie et qu’il présente un résumé des résultats du sondage aux membres du comité.

4.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre de 2014

Les états financiers sont fournis au conseil d’administration à titre d’information et présentés à la réunion.

Le personnel donne un aperçu des résultats financiers réels pour le troisième trimestre de l’AF14, en les comparant aux montants budgétés, et note que l’excédent d’exploitation actuel s’élève à 1,5 M$. Les points saillants de la présentation sont que les résultats anticipés pour la fin de l’exercice comprendront un excédent d’exploitation plus important que prévu. Comme mentionné précédemment, les nouveaux enregistrements nets et les renouvellements de noms de domaine continuent de dépasser les prévisions du budget. Les revenus provenant des frais d’enregistrement sont par conséquent plus élevés que ce qui avait été initialement anticipé. L’écart global favorable des dépenses est aussi noté; cet écart s’explique, en bonne partie, par le décalage dans le temps des nouvelles embauches, les services de conseil, les économies réalisées au chapitre des voyages, et par la mise en place graduelle de la nouvelle équipe de développement de nouveaux produits et les activités de cette dernière.

5. Mises à jour des comités

5.1 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du Comité de stratégie du marché indique que ce comité s’est réuni pour examiner la stratégie de développement de produits. Aucun nouvel élément important n’est soulevé concernant la stratégie de développement de produits.

5.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le président du Comité de la rémunération et d’examen rapporte que ce comité s’est réuni pour discuter de l’évaluation du rendement du chef de la direction et pour examiner les primes versées au personnel pour l’AF14. Ce comité soumettra une recommandation au conseil d’administration à sa prochaine réunion.

Le comité s’est aussi penché sur les difficultés que connaît actuellement l’organisme dans l’embauche et la rétention des employés les plus qualifiés, en particulier dans le secteur de la technologie de l’information. Une recommandation de la direction pour faire preuve de plus de souplesse afin de verser des taux de rémunération plus concurrentiels a été examinée et approuvée.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve que le taux moyen du marché sur lequel est fondée la rémunération de l’ACEI soit modifié pour refléter un taux du marché plus concurrentiel.

(Motion proposée par B. Gibson, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

5.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

La présidente du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) mentionne que ce comité s’est réuni à deux reprises pour examiner la proposition budgétaire générale et détaillée. Ce comité recommande que le conseil d’administration approuve le budget de l’AF15 ainsi que le plan d’affaires connexe, tels qu’ils ont été présentés.

Le comité a examiné la version préliminaire de la proposition en vue du lancement électronique du Tableau de bord, un outil de mesure conçu pour la direction pour lui permettre de rendre des comptes au conseil d’administration. Il a aussi examiné la structure et le format du rapport sur la gestion des risques utilisé pour répertorier les principales menaces et possibilités au bénéfice du conseil d’administration. Le comité a approuvé le nouveau format et soumettra au conseil d’administration un rapport sur la gestion des risques sur une base semestrielle.

La présidente du comité renvoie les membres du conseil d’administration à une note de service qui a été reçue par le courtier en assurances de l’organisme. L’ACEI a été informée des modifications récentes apportées à la Loi sur la concurrence concernant l’indemnisation des administrateurs et dirigeants pour erreurs et omissions à l’égard des réclamations et des litiges couverts par les polices des organismes sans but lucratif. Des exemptions limitant la protection s’appliqueront désormais à ces polices. Le comité examinera les implications de ces changements pour l’ACEI et envisagera des stratégies possibles pour en atténuer les conséquences. Un rapport sera présenté au conseil à une future réunion.

Le personnel fait une présentation sur les modifications proposées à l’énoncé de la Politique d’investissement et sur un changement proposé à la stratégie de gestion des investissements. Le but de ces modifications est de refléter l’objectif d’investissement, d’accroître la souplesse dans la nature des investissements acceptables et de modifier l’approche d’investissement. Il est entendu que, si le conseil d’administration accepte l’énoncé de Politique d’investissement proposé, la finalisation de la politique exigera des contributions additionnelles du gestionnaire des investissements qui aura été choisi et du conseil d’administration. Un membre suggère faite que la question de l’investissement éthique soit aussi considérée dans le cadre de cette approche.

Il est proposé que le Comité VFIGR recommande au conseil d’administration de demander au personnel :

1) de finaliser l’énoncé de la Politique d’investissement en tenant compte de l’orientation proposée dans la version révisée; et

2) d’adopter une approche discrétionnaire de la gestion des investissements.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par A. Escobar et adoptée à l’unanimité)

5.4 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance discute des questions qui ont été soulevées lors de la réunion de ce comité qui s’est tenue la veille. Parmi les principaux points abordés, elle mentionne la discussion sur la grille d’auto-évaluation des compétences du conseil d’administration que les administrateurs ont remplie en 2013. La valeur de cette grille a été évaluée et confirmée. Le comité a convenu que, sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, tous les membres du conseil d’administration recevraient une copie du texte qu’ils ont soumis l’an dernier et qu’on leur demanderait de confirmer ou de réviser leur évaluation. Seul l’administrateur élu en octobre 2013 devra remplir le questionnaire d’auto-évaluation.

Le comité a aussi examiné le statut des recommandations découlant du sondage sur l’efficacité du conseil d’administration en 2013 et il est d’accord pour qu’un sondage similaire soit réalisé en 2014.

Les autres sujets discutés comprennent les politiques de l’organisme qui font encore l’objet d’examen; un plan de travail préliminaire pour le comité en 2014; de même qu’un document décrivant les responsabilités prioritaires du secrétaire de l’ACEI.

Le rapport est accepté tel que présenté.

5.5 Rapport du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire

Le président du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire rapporte que ce programme a été lancé avec succès et que la date limite pour les soumissions est le 28 février 2014. Le comité examinera les demandes dans la semaine qui suit et se rencontrera à la mi-mars pour faire ses recommandations finales au conseil d’administration.

A. Scott quitte la réunion. P. Miller se joint à la réunion à 12 h.

6. Plan opérationnel et budget 2014-2015

Le personnel rapporte que le budget présenté est une synthèse des présentations qui ont été faites aux différents comités. Il mentionne que le plan opérationnel et le budget présenté représentent une étape importante pour l’organisme et qu’on prévoit un déficit pour l’AF15. Globalement, les résultats d’exploitation s’équilibreront au cours des deux prochaines années financières. Il note également que le budget proposé pour l’AF15 vise à accroître la capacité organisationnelle générale de l’ACEI, à injecter de nouvelles compétences essentielles dans l’organisme, et à positionner l’ACEI de manière proactive pour réaliser sa stratégie, renforcer sa capacité de répondre à un nouveau contexte concurrentiel et tirer parti des nouvelles possibilités.

Un aperçu des principales activités que le nouveau budget est censé financer est présenté, y compris les projets reportés de l’AF14 à l’AF15 et les nouvelles initiatives qui seront réalisées durant l’AF15.

Les hypothèses de revenus pour l’AF15, fondées sur le portefeuille des domaines « Under Management » (« DUM ») au 31 décembre 2013 et sur une projection du niveau et de la combinaison du portefeuille DUM au 31 mars, sont présentées. Pour les hypothèses de dépenses, le personnel indique que le budget d’exploitation de base prévoit des hausses salariales et des dépenses additionnelles pour financer des initiatives prioritaires et l’accroissement prévu. Parmi les autres hypothèses, on mentionne la mise en place de nouvelles initiatives et le report des fonds non utilisés du Programme d’investissement communautaire de l’AF14 à l’AF15.

L’investissement accru dans les effectifs, principalement pour les nouvelles initiatives et la création du poste de chef de la technologie, est aussi souligné. Ces postes additionnels permettront à l’organisme de se concentrer sur la recherche et le développement de nouveaux produits et services, de même que de tirer parti des nouvelles possibilités du marché. La proposition d’investir dans les domaines de l’infrastructure DNS, des services du registre et dans d’autres offres de services complémentaires pour les partenaires de canaux est aussi incluse dans ces hypothèses budgétaires.

B. Sandiford quitte la réunion à 14 h.

Les participants à la réunion examinent la ventilation des fonds pour les activités liées à l’Internet, y compris les fonds qui seront dépensés dans le cadre du Programme d’investissement communautaire. La réduction dans les fonds disponibles pour les activités pilotées à l’interne et les conséquences qui en résulteront sont abordées. Les membres s’en inquiètent et, après réflexion, ils proposent que des fonds soient transférés au poste des activités pilotées à l’interne pour financer certaines de ces activités.

Il est proposé que le Comité VFIGR recommande que le conseil d’administration approuve le budget de l’AF15 et le plan d’affaires connexe, tels qu’ils ont été présentés, sous réserve d’un transfert de 70 000 $ du poste des autres entités BNL au poste des activités pilotées à l’interne dans le budget des activités liées à l’Internet.

(Motion proposée par R.Liang, appuyée par A. Escobar et adoptée, K. Brown s’abstenant)

7. Mise à jour sur l’AGA 2014

On mentionne qu’en raison d’un budget réduit pour l’AF15, le personnel planifie une assemblée générale annuelle simplifiée. L’événement comprendra les délibérations habituelles, un déjeuner et un conférencier. Les membres discutent du coût de l’événement et le conseil d’administration convient que le personnel sollicitera des commanditaires pour couvrir le coût de l’événement de cette année, dans la mesure du possible.

8. Autres questions

Il n’y a pas d’autre point à discuter.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le 17 avril 2014.

D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.

11. Clôture

En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 16 h.

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