Aller au contenu principal

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 3 décembre 2013 à 9 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Albert Chang, Dave Chiswell, Paul Havey

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 3 décembre 2013 à 9 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Albert Chang, Dave Chiswell, Paul Havey

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est adopté avec une modification à l’ordre des points et l’ajout du point 7.4, Mise à jour sur le Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire.

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 29 octobre 2013

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 29 octobre 2013 soit approuvé avec une modification au point 11, Examen de la structure et du contenu du registre des risques.

(Motion proposée par B. Gibson, appuyée par R. Liang et approuvée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente rappelle aux membres du conseil d’administration que toute l’information qui est discutée lors des réunions du conseil et des comités doit demeurer confidentielle. Elle mentionne qu’un examen du Code de conduite et de la Politique relative aux conflits sera effectué par le Comité de gouvernance et qu’un formulaire de déclaration des conflits d’intérêts, que les administrateurs devront signer et soumettre chaque année, sera présenté à la prochaine réunion. Entre-temps, la présidente du conseil d’administration demande que les membres l’informent de tout conflit d’intérêts potentiel avant la tenue des réunions.

4. Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les points à signaler, on mentionne les activités additionnelles qui ont eu lieu durant le dernier trimestre de l’année financière. On ajoute que le plan opérationnel suit son cours et que les taux d’enregistrement de noms de domaine sont conformes aux attentes. La discussion porte ensuite sur le déploiement du DNSSEC et son rapport avec la Politique relative au système WHOIS, ainsi que sur l’événement organisé pour les membres à Toronto et sur l’entité tierce indépendante.

5. Structure et composition des comités

5.1 Comité de gestion des risques

Le président du Comité de gestion des risques déclare que ce comité est entièrement satisfait du Programme de gestion des risques (méthodologie, processus et reddition de comptes). Par conséquent, il a été proposé que le Comité de gestion des risques soit dissous et que la supervision du Programme de gestion des risques soit assumée dorénavant par le Comité de vérification, des finances et de l’investissement (VFI).

Les membres conviennent qu’un rapport sur la situation actuelle des risques à impact élevé et à forte probabilité et sur les progrès du Programme de gestion des risques sera fourni au conseil d’administration sur une base semestrielle. Le conseil d’administration demande au personnel de lui présenter à sa prochaine réunion un exemple du format que pourrait avoir un tel rapport.

Il est proposé que le Comité de gestion des risques soit dissous et que la supervision du Programme de gestion des risques soit confiée au Comité de vérification, des finances et de l’investissement (VFI).

(Motion proposée par B. St.Arnaud, appuyée par R. Liang et adoptée à l’unanimité)

Le Comité VFI reverra son mandat en conséquence et présentera au Comité de gouvernance les modifications qu’il propose.

5.2 Proposition pour le Comité de stratégie du marché

La présidente du conseil d’administration indique qu’il existe un besoin pour un comité responsable de la stratégie du marché.

L’objectif principal d’un tel comité serait d’aider le conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités de supervision en ce qui a trait à la stratégie de mise en marché de nouveaux produits et services. Puisque l’évolution du marché est une question complexe, ce comité pourrait aussi fournir au conseil une meilleure évaluation du marché en général. Le mandat et la nécessité de maintenir ce comité seraient évalués par le conseil d’administration après un an.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la création du Comité de stratégie du marché ainsi que son mandat.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

6. Mises à jour des comités

6.1 Rapport du Comité de vérification, des finances et de l’investissement

La présidente du Comité de vérification, des finances et de l’investissement mentionne que ce comité s’est réuni la veille. Le comité a examiné le Programme de gestion des risques ainsi que son plan de travail pour l’année qui vient. Elle ajoute que l’examen de la politique sur les investissements, qui avait été reporté de l’exercice précédent, sera présenté au conseil d’administration à sa réunion d’avril.

6.2 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance discute des questions qui ont été soulevées lors de la réunion du comité qui s’est tenue la veille. Parmi les principaux points abordés, il a été convenu que les modifications proposées au processus d’élection des administrateurs seront discutées comme un point séparé de l’ordre du jour du conseil. Le comité s’est aussi penché sur la Politique de rémunération des administrateurs. Il propose que les honoraires annuels qui sont versés à un membre du conseil qui est aussi président de deux comités ou plus, ou qui occupe le poste de vice-président ou de secrétaire de l’ACEI et qui est également président d’un ou de plusieurs comités soient haussés de 12 000 $ à 14 000 $, comme indiqué à l’annexe A.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve les modifications proposées à la Politique de rémunération des administrateurs, lesquelles prendront effet rétroactivement au 1er novembre 2013. Le conseil approuve également la suppression des articles de la politique qui portent sur le plafond de la rémunération annuelle et sur le nombre anticipé de réunions, ces informations étant fournies à titre d’illustration et n’étant pas déterminantes.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par A. Escobar; K. Brown s’opposant et C. Mackaay et B. Sandiford s’abstenant)

Le comité a aussi examiné son mandat et son plan de travail pour l’année qui vient. Les principaux points identifiés dans le plan de travail comprennent la politique relative aux dépenses du chef de la direction, la politique en matière de dénonciation des abus, la Politique relative aux conflits d’intérêts, y compris la déclaration annuelle des administrateurs, et la rédaction d’une description de travail pour la fonction de secrétaire de l’ACEI. Ce comité préparera également l’évaluation des compétences des membres du conseil d’administration et le rapport sur la diversité pour le Comité des mises en candidature.

6.3 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le président du Comité de la rémunération et d’examen rapporte que ce comité s’est réuni la veille. Ce comité concentrera ses efforts sur l’évaluation du rendement du chef de la direction pour l’année en cours, de même que sur le programme de primes. Le comité doit présenter une recommandation à la réunion d’avril. Il a aussi examiné son mandat et soumettra au Comité de gouvernance les modifications qu’il propose.

6.4 Rapport du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire

Le président du Comité consultatif du Programme du programme d’investissement communautaire informe les membres que ce comité est maintenant formé. Ce comité travaillera avec le personnel pour préparer les documents et les processus nécessaires pour lancer ce programme. On signale que le personnel engagera prochainement une personne qui possède de l’expertise dans ce domaine pour aider au lancement du programme.

A. Chang se joint à la réunion

7. Élections de 2014

7.1 Politique relative aux mises en candidature et aux élections

Le personnel rapporte qu’un aperçu des modifications apportées au processus de l’élection de 2014 a été présenté au Comité de gouvernance la veille. Les principales modifications sont : la période électorale a été raccourcie d’un mois; un processus simplifié pour la soumission des candidatures a été mis en place; un outil pour évaluer et choisir les candidats du Comité des mises en candidature a été créé; on aura recours à la firme Dominion Voting pour l’enregistrement et la comptabilisation des appuis aux candidats; et une interface de programmation d’application (API) a été créée pour les candidats afin d’assurer que les membres qui votent et qui manifestent leur appui sont des membres actifs. De même, la mise sur pied du Comité des mises en candidature sera déplacée de janvier à avril.

On note également que, durant la période d’enregistrement des appuis aux candidats, les candidats des membres n’auront plus la possibilité de vérifier le nombre d’appuis accumulés en temps réel, ce qui est jugé préférable sur le plan de la gouvernance.

La discussion qui suit porte sur les candidats des membres qui soumettent un CV et qui l’affichent sur le site Web de l’ACEI. On convient que cela devrait être facultatif pour le candidat et le personnel révisera la politique en conséquence.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2014, en précisant que l’affichage du CV du candidat sur le site Web est facultatif.

(Motion proposée par M. Geist, appuyée par B. St.Arnaud et adoptée à l’unanimité)

A. Chang quitte la réunion.

7.2 Nomination du directeur du scrutin

Les membres demandent si le mandat du directeur du scrutin est suffisant pour vérifier la validité du processus de vote électronique d’une tierce partie indépendante. Les membres conviennent que le mandat est suffisamment large pour répondre à cette exigence.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2014 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2014 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI

Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay pour aider le directeur du scrutin dans ses fonctions pour l’élection de 2014 et qu’il fixe sa rémunération à 200 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par B. Gibson, appuyée par C. Mackaay et adoptée à l’unanimité)

8. Autres questions

8.1 Approbation du calendrier des activités du conseil d’administration

Les membres discutent de la version révisée du calendrier des activités du conseil d’administration pour 2014. Les dates proposées, à l’exception de celle prévue pour la réunion du 23 avril, sont confirmées. Une autre date pour la réunion d’avril sera déterminée et communiquée après qu’un sondage aura été effectué auprès des administrateurs dans les prochaines semaines.

8.2 Ordres du jour et matériel pour le conseil d’administration

La discussion porte sur le calendrier et sur l’organisation du matériel pour les réunions du conseil d’administration et des comités, ainsi que sur le logiciel utilisé pour distribuer ce matériel aux administrateurs. On convient que, pour que la présidente du conseil d’administration puisse examiner les points à l’ordre du jour et le matériel connexe avec le chef de la direction, tous les ordres du jour et tout le matériel pour les réunions du conseil d’administration et des comités devront être fournis deux semaines avant la tenue des réunions pour qu’ils puissent être distribués aux membres du conseil une semaine avant la réunion. En outre, les membres conviennent que l’on étudiera d’autres portails pour la distribution du matériel aux membres.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 25 février 2014.

D. Chiswell, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.

11. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Escobar et appuyé par K. McArthur que la séance soit levée à 12 h 50.

Chargement…