Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 28 novembre 2012 à 9 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (par téléphone), Bill Sandiford, Bill St.Arnaud
Conseillers du CA : John Demco, Heather Dryden, Byron Holland
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 28 novembre 2012 à 9 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (par téléphone), Bill Sandiford, Bill St.Arnaud
Conseillers du CA : John Demco, Heather Dryden, Byron Holland
Invités : Findlay Beith, Jacques Latour, Adam Scott (Industrie Canada), Andreea Todoran (Industrie Canada)
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
Le président informe les membres du conseil d’administration que H. Dryden quitte son rôle de représentante du gouvernement du Canada en raison d’autres engagements dans le domaine des affaires internationales. Au nom du conseil d’administration, le président souhaite la bienvenue à A. Scott et à A. Todoran à titre de nouveaux représentants du gouvernement du Canada.
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 30 octobre 2012
Le président signale qu’une version révisée du procès-verbal a été distribuée avant la réunion et il attire l’attention des participants sur les modifications apportées au point 6, Approbation du mandat et de la structure des comités, et au point 8, Examen de la rémunération des administrateurs. Le conseil d’administration adopte le procès-verbal avec les modifications apportées au point 8, Examen de la rémunération des administrateurs.
3. Mises à jour financière et opérationnelle
3.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
3.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Une discussion s’enclenche à propos des activités d’enregistrement et de la façon dont le domaine .CA évolue par rapport aux autres ccTLD. Le personnel déclare que, si l’on se compare aux 25 ccTDL les plus importants, l’ACEI s’en tire plutôt bien, mais que tous les ccTLD connaissent un ralentissement, sauf pour ce qui est de la Russie et du Brésil. Les renouvellements sont, en moyenne, en hausse de 79 % par rapport à l’an dernier, ce qui est légèrement supérieur aux autres ccTLD. Cela est dû principalement à la fonction d’autorenouvellement qui a été introduite l’an dernier. La discussion enchaîne ensuite sur la connexion à la zone .CA. Le personnel signale que des modifications au fichier de zone seront apportées dans la nouvelle année. Pour le moment, les titulaires doivent soumettre une clé manuellement; une annonce sera faite une fois que le registre sera automatisé. Entre-temps, le personnel examinera la possibilité de rendre les données accessibles au public.
F. Beith se joint à la réunion.
3.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF 2013
Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.
Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers réels et les compare aux montants budgétés pour la période se terminant le 30 septembre 2012. Il souligne que, tel que mentionné dans les résultats financiers du premier trimestre de 2013, le nombre net de nouveaux enregistrements continue d’être moins élevé que prévu et qu’à la fin du deuxième trimestre de 2013, le nombre net de nouveaux enregistrements compte 37,6 K unités de moins que ce qui avait prévu dans le budget. Par conséquent, les revenus provenant des enregistrements pour l’AF2013 pour l’année seront, au minimum, inférieurs de 500 K$ par rapport à ce qui a été budgété.
F. Beith quitte la réunion.
4. Approbation du mandat et de la structure des comités
La présidente du Comité de gouvernance rappelle aux membres que la version préliminaire du mandat et de la structure des comités a été approuvée à la réunion du conseil du 30 octobre 2012. Lors de sa dernière réunion en novembre, le Comité de gouvernance a examiné les commentaires reçus et il a intégré la plupart des modifications proposées. Par conséquent, le Comité de gouvernance recommande que le conseil d’administration approuve le mandat et la structure de chaque comité, tel que présenté. Il mentionne également que des commentaires ont été reçus par courriel depuis et que ceux-ci seront examinés à la prochaine réunion du Comité de gouvernance ou lors de l’examen annuel.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve les descriptions des rôles ainsi que les mandats et les procédures des comités, tel que présenté.
(Motion proposée par S. Mehinagic, appuyée par C. Mackaay et adoptée, K. Brown et K. McArthur s’opposant).
5. Élection de 2013
5.1 Politique relative aux mises en candidature et aux élections
Le personnel fait état des modifications apportées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour l’élection de 2013.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour l’élection de 2013, tel que présenté.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
5.2 Nomination du directeur du scrutin
Le personnel recommande que le directeur du scrutin Richard Vickers soit reconduit à ce poste pour l’élection de 2013.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme de nouveau Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2013 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2013 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.
Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay pour aider le directeur du scrutin de l’élection de 2013 dans ses fonctions et qu’il fixe sa rémunération à 175 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par B. St.Arnaud et adoptée à l’unanimité)
6. Mise à jour et discussion du plan stratégique 2014-2016
B. Holland résume les points saillants de la séance de planification stratégique qui s’est tenue la veille. En gros, certains petits ajustements doivent être apportés, principalement à l’objectif stratégique principal et au cadre général. On convient que le personnel devra revoir la définition de l’élément « Analyse » pour refléter l’intention initiale, de même que pour fournir une comparaison de la performance et des coûts avec d’autres registres. Le conseil d’administration exprime aussi son accord avec l’analyse du soutien de l’ACEI à la mise sur pied d’une entité comparable à une section canadienne de l’ISOC, de même que d’un comité consultatif « indépendant » du conseil d’administration pour administrer et distribuer les fonds à des tierces parties pour soutenir des activités liées à l’Internet.
Le personnel examinera et mettra à jour la présentation du plan stratégique en fonction des commentaires reçus et il soumettra un plan final sous une forme narrative à sa réunion de janvier 2013.
7. Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lien le 10 janvier 2013 à Ottawa.
8. Autres questions
8.1 Compte rendu sur un incident lié à la sécurité
Le personnel rend compte d’un incident lié à la sécurité et indique que le problème a été isolé rapidement et que les services ont été promptement rétablis.
8.2 Remerciements à la représentante du gouvernement
Au nom du conseil d’administration, le président exprime la gratitude et l’appréciation de l’ACEI à H. Dryden pour le temps et les efforts qu’elle a consacrés à l’organisme en tant que représentante du gouvernement au conseil d’administration au cours des 5 dernières années.
(Motion proposée par P. Andersen et appuyée par B. Holland)
L. Gravel et M. Stewart quittent la réunion.
9. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos à la fin de la réunion.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.
10. Clôture
En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 11 h 20.
