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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par téléconférence le 15 août 2011 à 13 h, heure d’Ottawa

Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Tom Williams, Victoria Withers

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Invité : Paul Havey

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par téléconférence le 15 août 2011 à 13 h, heure d’Ottawa

Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Tom Williams, Victoria Withers

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Invité : Paul Havey

Administrateurs absents : Heather Dryden (membre d’office), Louise Macdonald, Barry Shell

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que distribué.

2. Pouvoir de signature des effets bancaires

Le personnel présente une résolution révisée sur le pouvoir de signature des effets bancaires pour remplacer le rôle du gestionnaire des finances par celui du contrôleur. La banque exige en effet que le nouveau contrôleur soit ajouté comme personne autorisée à signer les effets bancaires.
    
Il est résolu que le conseil d’administration approuve la résolution sur le pouvoir de signature des effets bancaires telle que présentée.

(Motion proposée par V. Withers, appuyée par R. Liang et adoptée à l’unanimité)

3. Approbation des états financiers vérifiés de 2011

La présidente du Comité de vérification informe le conseil d’administration que ce comité s’est réuni à plusieurs reprises au cours des derniers mois et plus récemment en juillet pour examiner les ajustements proposés, l’ébauche des états financiers vérifiés, le rapport des vérificateurs et le rapport des constatations des vérificateurs au Comité de vérification. Elle indique que, dans le cadre des procédures standards de leur vérification, les vérificateurs externes n’ont pas identifié de lacunes au niveau du contrôle interne ni d’activité illégale et/ou frauduleuse à la suite de leur vérification. Le personnel souligne qu’une modification dans les conventions comptables en ce qui a trait à la constatation des produits et aux immobilisations incorporelles nécessitera un retraitement des états financiers vérifiés de l’AF2010.

La présidente du Comité de vérification note qu’à la suite de la modification des conventions comptables relatives à la constatation des produits et à la capitalisation des immobilisations incorporelles, le personnel établira de nouvelles prévisions budgétaires pour l’AF2012 afin de refléter l’impact de ces modifications.

Le personnel passe en revue les états financiers vérifiés et attire l’attention sur les deux principaux retraitements apportés au Bilan et à l’État des résultats. Le personnel note qu’en raison d’erreurs identifiées sur l’exercice précédent, la valeur des actifs à long terme a augmenté de 729 118 $; la valeur du passif à court et à long terme a augmenté de 4 924 968 $; la valeur de l’actif net au début de l’exercice a diminué de 4 000 106 $; et l’excédent des produits sur les charges a diminué de 195 744 $.

Il a aussi été déterminé que les coûts directement attribuables au développement des logiciels utilisés par l’ACEI satisfont aux critères de constatation et de mesure, conformément aux principes comptables généralement reconnus et, par conséquent, ils auraient dû être capitalisés plutôt que passés en charges au cours de l’exercice considéré. L’effet de cet ajustement est que la valeur des immobilisations incorporelles a augmenté de 729 118 $; et que les salaires et charges sociales et services de conseil ont diminué, respectivement, de 538 357 $ et 190 761 $.

Au cours de l’exercice financier 2010 et des exercices précédents, l’ACEI a constaté le plein montant des frais d’enregistrement annuels au moment où ceux-ci étaient reçus, sauf pour les frais d’enregistrement reçus en avance de l’année d’enregistrement, où ils étaient comptabilisés comme produits reportés. Par conséquent, le plein montant des frais annuels pour ces services était comptabilisé au début de chaque période initiale d’enregistrement et à la date anniversaire ou de renouvellement subséquente de l’enregistrement. Les principes comptables généralement reconnus exigent que les produits provenant de services soient constatés au moment où ces services sont rendus. Par conséquent, l’ACEI a révisé sa méthode pour constater ces produits au prorata sur toute la durée de l’enregistrement. L’effet de cet ajustement est que le solde de l’actif net au début de l’exercice au 31 mars 2010 a diminué de 4 000 106 $, les produits provenant des frais d’enregistrement ont diminué de 924 862 $ et la tranche des produits reportés exigibles à court et à long terme a connu une augmentation combinée de 4 924 968 $.

Il est proposé que :

1. Le conseil d’administration approuve les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’exercice financier qui s’est terminé le 31 mars 2011;

2. Les états financiers de l’ACEI soient présentés aux membres de l’ACEI à la prochaine assemblée générale annuelle; et

3. P. Andersen et L. Mackan-Roy soient autorisés à signer les états financiers de l’ACEI de 2011 au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

4. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Vancouver le 19 septembre 2011, conjointement avec l’Assemblée générale annuelle qui se tiendra le 20 septembre 2011.

5. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

6. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par V. Withers et appuyé par R. Liang que la séance soit levée à 13 h 26.

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