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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Arts à Calgary, en Alberta, le 14 juin 2011 à 12 h 00, heure normale du Centre

Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader (par téléphone), Barry Shell, Tom Williams, Victoria Withers

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Arts à Calgary, en Alberta, le 14 juin 2011 à 12 h 00, heure normale du Centre

Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader (par téléphone), Barry Shell, Tom Williams, Victoria Withers

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Invité : Paul Havey (par téléphone)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure: 1) une activité requise sous le point 3.2 (Rapport du Comité de supervision technique), 2) le point 4.3 (Mise à jour sur la visite du sous-ministre adjoint d’Industrie Canada), et 3) le déplacement du point 2.3 (États financiers du 4e trimestre 2011) sous le point 3.3 (Rapport du Comité de vérification) en tant que point 3.3.1.

Il est convenu que l’ordre du jour, distribué avec le matériel de la réunion, soit adopté avec les modifications susmentionnées.

2. Mises à jour financière et opérationnelle

2.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

2.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Il est à remarquer qu’au sein du marché canadien, le nombre d’enregistrements point-ca dépasse maintenant le nombre d’enregistrements point-com, ce qui tout à fait est remarquable. B. Holland fait valoir que cette prouesse est le résultat de plusieurs mois de marketing et de sensibilisation du public aux enregistrements point-ca, mais il souligne que l’expérience de l’ACEI dans le domaine des auto-renouvellements est récente et que leur impact n’est pas encore clair.

Quant à la stratégie d’adhésion, B. Holland indique que son objectif est d’accroître le nombre d’adhérents grâce au prestige de la marque et aux activités de communication avec les membres. D’importantes activités proposées pour la présente année financière sont déjà menées à bien et d’autres, telles que la refonte du site Web, la première lettre aux membres et, plus récemment, l’évènement pour les membres point-ca de la veille, ont été couronnées de succès.

3. Mise à jour des comités

3.1 Rapport du Comité de gouvernance

Le président du Comité de gouvernance mentionne que le Comité s’est réuni plus tôt pour examiner l’excellent travail effectué dans le cadre de plusieurs projets identifiés dans le Plan de travail 2011-2012. Parmi ces projets, on trouve : 1) l’élaboration d’un calendrier annuel intégré d’activités pour tous les comités, le conseil d’administration et le personnel; 2) un examen des structures des comités pour l’année prochaine, notamment le mérite de conserver à la fois le Comité de vérification et le Comité du budget; 3) un examen du processus d’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration de l’année dernière; 4) un examen du leadership et des lacunes au niveau des compétences du conseil d’administration – un atelier est prévu en octobre 2012 et une évaluation par des pairs est également prévue au quatrième trimestre afin de fournir une rétroaction au Comité des mises en candidature, et 5) des discussions déjà en cours sur les processus de mises en candidature et d’élection, et en particulier sur l’impact de la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif sur l’ACEI. En outre, les membres du Comité de gouvernance ont élaboré une série de questions à débattre et toute modification importante devra être formulée aux fins d’approbation à l’AGA de 2012.

Le président du Comité de gouvernance fait savoir aux membres du conseil qu’un questionnaire succinct sur l’efficacité des réunions sera distribué à la fin de celle-ci.

3.2 Rapport du Comité de supervision technique

Le président du Comité de supervision technique indique que le Comité s’est réuni la veille et que le personnel a fait le point sur les nouvelles embauches et sur l’état du protocole IPv6, du DNSSEC et du projet d’intergiciel. Dans le cadre du programme annuel, le Comité a également examiné, à un niveau élevé, la politique de sécurité et le plan de continuité des opérations. Le Comité confirme qu’il fournira un rapport plus détaillé sur la reprise après sinistre et sur les plans de continuité des opérations à une date ultérieure. Une question est soulevée concernant le dossier des noms de domaines internationaux (IDN). Il est à remarquer que le personnel effectue une analyse des politiques à ce sujet et devrait lancer une consultation sur ces politiques plus tard cette année. Une autre question est soulevée pour savoir si le Comité suit de près les excédents budgétaires et les dépenses en capital. Il est à souligner que les seuls retards enregistrés incombent aux ressources pour l’OpenDNSSEC en raison du report de la formalisation de l’entente en 2012 et de la réalisation du logiciel de virtualisation au cours du même exercice.

Le président du Comité indique que le projet visant à transférer le registre sur une plate-forme intergicielle est en cours et, bien que le montant prévu ait été budgétisé dans l’exercice 2012, l’approbation du conseil est nécessaire en raison du montant élevé en jeu.

Considérant que l’ACEI transférera, dans le cadre du Plan d’entreprise de l’année financière 2012, l’application de registre Java sur une plate-forme intergicielle, le personnel a fait une demande de propositions d’architecture et de développement de solutions auprès de trois cabinets de consultants;

Considérant que le consultant retenu collaborera avec l’ACEI pour l’aider à mettre en œuvre l’architecture du serveur d’application JEE jusqu’au 31 mars 2012;

Considérant que Comité de supervision technique a examiné et recommande le plan du projet;

Il est proposé que le personnel donne suite à la proposition relative à la plate-forme intergicielle tel qu’indiqué, à un coût estimé qui ne devra pas dépasser 600 000 $.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par J. King et adoptée à l’unanimité)

3.3 Rapport du Comité de vérification

Le président du Comité de vérification signale qu’à la fin janvier le personnel avait examiné et évalué l’état actuel de la fonction des finances, du personnel, des systèmes, des méthodes comptables, de la documentation et du soutien afin d’évaluer l’état de préparation de l’ACEI en vue de la transition des principes comptables généralement reconnus (PCGR) du Canada aux normes internationales d’information financière (IFRS).

Le cabinet Deloitte a été engagé pour examiner et documenter la conversion du système ainsi que les contrôles internes soutenant les processus des recettes afin de faciliter la préparation de l’ACEI à la vérification à venir. En examinant les politiques comptables de l’ACEI, deux domaines pourraient nécessiter un traitement différent car les normes comptables et la nature de l’ACEI ont évolué au fil des ans – soit la manière dont l’ACEI interprète les recettes et la comptabilisation en charges des coûts de développement associés à son nouveau système de registre. Le cabinet KPMG a été engagé dans ce processus et a accepté de différer le début normal de son travail sur le terrain au 6 juin 2011.

On prévoit que KPMG présentera ses principaux résultats et conclusions de la vérification de l’exercice 2011, y compris les états financiers, d’ici le 31 juillet 2011. En conséquence, une réunion spéciale du conseil d’administration aura lieu par téléconférence en août afin d’approuver les états financiers vérifiés.

Suite à ce qui précède, le Comité de vérification recommande donc de différer d’une année l’adoption des IFRS par l’ACEI.

Considérant que le personnel a identifié, après examen du plan de travail, des ressources et autres contraintes dans le calendrier initial approuvé par le conseil pour la mise en œuvre des IFRS et a proposé un nouveau calendrier pour les IFRS dans le cadre du standard d’adoption autorisé pour les organisations à but non lucratif par l’Institut canadien des comptables agréés;

Considérant que le Comité de vérification a examiné et recommande le nouveau plan;

Il est proposé que le conseil d’administration diffère d’un an la mise en œuvre des IFRS. En conséquence, l’ACEI produira son premier livre complet d’états financiers IFRS vérifiés pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par J. Grey et adoptée à l’unanimité)

3.3.1 États financiers du 4e trimestre 2011

Les états financiers ont été fournis au conseil d’Administration à titre d’information et sont présentés à la réunion.

Le président du Comité de vérification précise que la vérification est toujours en cours et que le personnel continue de travailler étroitement avec les vérificateurs. Une fois que les ajustements proposés seront prêts à être finalisés, le Comité de vérification examinera les données comptables et informera à ce moment-là le conseil d’administration des particularités rencontrées.

Une discussion a lieu au sujet de l’écart qui existe entre le budget et les dépenses et recettes réelles. Le personnel explique qu’en raison de la récession économique survenue en 2009, la nouvelle croissance nette a été budgétisée à 10 p. 100. Le personnel mentionne une augmentation des activités d’enregistrement en septembre 2010, à la fois pour les nouveaux enregistrements et pour les renouvellements d’enregistrements, et présente de nouvelles prévisions au conseil d’administration. Comme pour les dépenses, certains projets, tels que la virtualisation et les projets de canaux, ont été différés à l’année prochaine. Il est aussi à signaler que l’ACEI a connu une certaine expansion. Avec l’embauche de 17 personnes l’an dernier et le remaniement de l’équipe d’exploitation, la rapidité d’exécution des activités de l’ACEI devrait s’accroître de manière notable dans le proche avenir. Il est convenu que, si l’ACEI anticipe un excédent, le personnel devrait être prêt à dresser rapidement une liste de priorités, d’activités ou d’initiatives qui n’ont pas été incorporées dans le plan opérationnel pour le présent exercice.

Des préoccupations sont exprimées au sujet du calendrier des états financiers trimestriels et il est convenu de distribuer ces états aux membres du conseil d’administration dès qu’ils sont disponibles plutôt que d’attendre la réunion suivante du conseil d’administration

P. Havey quitte la réunion.

3.4 Rapport du Comité exécutif

Le président du conseil d’administration signale que le Comité exécutif s’est réuni pour examiner l’ordre du jour de la présente réunion du conseil et continue à aborder les questions de ressources humaines.

3.5 Rapport du Comité du budget

Le Comité du budget ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil d’administration.

3.6 Comité consultatif des politiques

Le président du Comité consultatif des politiques signale qu’un membre du comité n’a pas encore reçu l’autorisation officielle de son employeur pour y participer. Il est donc décidé de continuer les travaux de formation du comité et de permettre à ce membre de se joindre officiellement au comité dès qu’il aura été habilité. En plus de John Demco, Ross Rader et Michael Stewart qui sont des membres originaux, les autres membres du comité sont : Alain Chesnais, Tim Denton, Kirk Lapointe et Michael Geist.

Dans l’intervalle, le Comité entamera l’élaboration d’un programme et d’un plan de travail détaillés pour fournir un aperçu général du travail proposé pour le Comité durant le reste de son mandat. Le Comité sollicitera également des commentaires et des conseils auprès du conseil d’administration dans des domaines spécifiques. Compte tenu de son profil, ce comité se réunira deux à trois fois par an.

4. Autres questions

4.1 Mise à jour des administrateurs sur la réunion de l’ICANN à San Francisco

Plusieurs administrateurs ont assisté à la réunion de l’ICANN qui s’est tenue à San Francisco en mars 2011 et ils ont indiqué qu’en général cette participation leur avait permis de mieux apprécier l’ensemble des enjeux et des pratiques de gouvernance. Cette participation a aussi permis d’échanger des informations utiles avec des personnes responsables de domaines nationaux et d’autres intervenants. Il est donc recommandé que les administrateurs assistent, dans la mesure du possible, à au moins une réunion de l’ICANN. Une invitation a été adressée à tous les membres du conseil pour qu’ils assistent à la réunion de l’ICANN qui aura lieu à Toronto en octobre 2012.

4.2 Mise à jour sur la visite du sous-ministre adjoint d’Industrie Canada

Le président informe les membres du conseil de la réunion qui a eu lieu dans les bureaux de l’ACEI avec le sous-ministre adjoint, Secteur de la politique stratégique, Industrie Canada. Cette rencontre brève et constructive a permis notamment de se mettre au courant sur la politique stratégique d’Industrie Canada et d’aborder les enjeux principaux.

4.3 Exposé sur la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif

Le comité de gouvernance précise que la nouvelle loi apportera des changements importants, notamment l’élimination des administrateurs nommés d’office et l’élection des administrateurs à chaque assemblée générale annuelle. Le comité de gouvernance continuera à examiner les dispositions de la nouvelle loi et son impact éventuel sur l’ACEI dans le cadre de son mandat.

5. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Vancouver le 19 septembre 2011.

L. Gravel et M. Stewart quittent la réunion.

6. Mise à jour du chef de la direction

Le chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.

Après la mise à jour du chef de la direction, B. Holland quitte la réunion.

7. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

8. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par J. King et appuyé par B. Shell que la séance soit levée à 15 h 54.

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