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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 15 octobre 2009 à 9 h 00, heure d’Ottawa

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Barry Shell, Rick Sutcliffe (par téléconférence), Tom Williams, Victoria Withers

Administratrice absente : Peggy Gilmour

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Invités : David Fowler, Nancy Philip, Norm Ritchie

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1.   Approbation de l’ordre du jour

Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure le point 11.1, Rapport du Comité exécutif.

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec la modification ci-dessus.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Anderson et adoptée)

2.   Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs

Au nom du conseil d’administration, le président souhaite la bienvenue aux nouveaux administrateurs élus : P. Gilmour, J. Grey et V. Withers, et à l’administrateur réélu, B. Shell. Le président remercie également les administrateurs sortants : C. Goodfellow, B. Reid et J. Rybak. Le conseil d’administration fait part de sa reconnaissance à Jeff Rybak pour son dévouement et pour les services rendus à l’ACEI et lui souhaite beaucoup de succès dans ses activités futures. Il le prie également de continuer à jouer un rôle actif au sein de la collectivité point-ca.

(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)

3.   Divulgation des conflits d’intérêts des administrateurs

Le président propose que, plutôt que de divulguer les conflits d’intérêts à chaque réunion, le personnel distribue un formulaire de divulgation et que chaque administrateur déclare tout conflit d’intérêts et/ou toute association financière le concernant.

4.   Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 23 septembre 2009

Le conseil d’administration signale des modifications à apporter au procès-verbal de la réunion du 23 septembre 2009 et il est convenu que le personnel effectuera les corrections nécessaires et redistribuera le procès-verbal aux fins d’approbation par le conseil.

P. Anderson laisse temporairement le fauteuil de la présidence à J. Demco durant la période de nomination des membres du bureau de la direction.

5.   Nomination des membres du bureau de direction

R. Rader fait valoir que, conformément au Règlement no 1 de l’ACEI, l’administrateur P. Andersen a été nommé président du conseil pour un mandat de trois ans mais qu’il avait demandé, au moment d’assumer ses fonctions, que sa nomination au poste de président soit réexaminée chaque année de son mandat afin de s’assurer de la confiance renouvelée du conseil dans son rôle de président.

Il est proposé que, puisque le conseil continue de faire confiance au président, ce dernier continue à exercer ses fonctions, nonobstant l’offre qu’il avait faite lors de sa nomination de quitter la présidence à la fin de la première année dans ce rôle.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par K. Brown et adoptée; P. Andersen s’abstenant)

P. Andersen reprend la présidence de la réunion.

Le président confirme qu’il a sollicité l’intérêt de tous les membres du conseil d’administration pour les postes de vice-président du conseil et de président et de membre des divers comités du conseil.

D’après les intérêts manifestés, la motion suivante est déposée :

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Anderson au poste de vice-président du conseil de l’ACEI pour un mandat d’un an, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par R. Rader et adoptée; R. Anderson s’abstenant)

6.   Approbation des mandats des comités

Le conseil d’administration examine les mandats de chaque comité tels que présentés.

D. Fowler, B. Holland, L. Gravel, N. Philip, N. Ritchie et M. Stewart quittent la réunion.

Après discussion, le conseil d’administration apporte une modification aux articles 2 (d) et 2 (f) du mandat du Comité exécutif.

D. Fowler, B. Holland, L. Gravel, N. Philip, N. Ritchie et M. Stewart se joignent de nouveau à la réunion.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve les mandats des comités de vérification, de gouvernance, de supervision technique et du comité exécutif pour l’année 2009-2010, tels que modifiés.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Anderson et adoptée à l’unanimité)

7.   Nomination des présidents des comités

D’après les intérêts manifestés, la motion suivante est déposée :

Il est proposé que le conseil d’administration nomme R. Kawchuk à titre de président du Comité de vérification, R. Rader à titre de président du Comité de gouvernance et L. Mackan‑Roy à titre de présidente du Comité de supervision technique.

(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

Le personnel précise que, selon le mandat du Comité exécutif, le président du Comité exécutif est aussi le président du conseil d’administration.

8.   Nomination des membres du Comité de vérification

D’après les intérêts manifestés, la motion suivante est déposée :

Il est proposé que le président du Comité de vérification recommande que les personnes suivantes soient nommées membres du Comité de vérification pour y exercer une fonction dans le cadre de son mandat : R. Anderson, P. Gilmour, J. Grey et R. Sutcliffe.

(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par B. Shell et adoptée à l’unanimité)

9.   Nomination des membres du Comité de gouvernance

D’après les intérêts manifestés, la motion suivante est déposée :

Il est proposé que le président du Comité de gouvernance recommande que les personnes suivantes soient nommées membres du Comité de gouvernance pour y exercer une fonction dans le cadre de son mandat : P. Andersen, J. Demco, T. Williams et V. Withers.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)

10. Nomination des membres du Comité de supervision technique

D’après les intérêts manifestés, la motion suivante est déposée :

Il est proposé que la présidente du Comité de supervision technique recommande que les personnes suivantes soient nommées membres du Comité de supervision technique pour y exercer une fonction dans le cadre de son mandat : K. Brown, J. Demco, R. Kawchuk et B. Shell.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

11. Nomination des membres du Comité exécutif

Selon le mandat du Comité exécutif, la motion suivante est déposée :

Il est proposé que le conseil d’administration nomme le président, le vice-président, le président du Comité de vérification, le président du Comité de gouvernance et la présidente du Comité de supervision technique au Comité exécutif pour l’année 2009-2010.

(Motion proposée par T. Williams, appuyée par J. Grey et adoptée à l’unanimité)

11.1 Rapport du Comité exécutif

Le président informe le conseil qu’au cours de l’élection récente des membres du conseil de l’ACEI, un administrateur aurait fait une déclaration publique déformant des faits relatifs à l’ACEI et, ce faisant, aurait porté préjudice à l’image de l’ACEI. Certains administrateurs considèrent cette déclaration comme une infraction possible au Code de conduite des administrateurs de l’ACEI dont la sanction pourrait aller jusqu’à une destitution.

Le président déclare que, plutôt que de débattre cette question lors d’une réunion du conseil, le Comité exécutif a convenu à l’unanimité d’engager un expert indépendant externe spécialisé dans la conduite et la gouvernance des conseils d’administration, soit une personne ayant une compétence reconnue en matière de gouvernance et sans lien préalable à l’ACEI, pour examiner cette question et informer l’ensemble du conseil de l’ACEI : a) si une ou des règles de l’ACEI ont été enfreintes; b) si le Code de conduite de l’ACEI est suffisamment équitable, raisonnable et clair, et c) du processus approprié pour traiter et régler les plaintes concernant d’éventuelles infractions au Code de conduite de l’ACEI par des administrateurs.

Le président s’attend à présenter au conseil un rapport sur cette question à une prochaine réunion, lors de laquelle le conseil d’administration pourra considérer un plan d’action approprié. Dans l’intervalle, le président demande aux membres du conseil de traiter un sujet comme celui-ci avec prudence et d’éviter d’en discuter ou d’en débattre d’une manière ad hoc.

12. Mises à jour financière et opérationnelle

12.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

12.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

13. Calendrier des activités du conseil d’administration pour l’année 2009-2010

Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année à venir. Le personnel fait remarquer qu’une réunion supplémentaire de deux jours a été prévue en février 2010 pour examiner la planification stratégique. Cet examen devrait permettre de définir le plan stratégique de l’ACEI pour les trois prochaines années. En raison d’un conflit d’horaire, il est convenu que le personnel proposera au conseil d’administration d’autres dates pour cette séance.

14. État de l’examen du projet de refonte du . CA par le Comité de supervision technique

Suite à une demande formulée par le conseil d’administration lors de sa dernière réunion, le président du Comité de supervision technique déclare que ce comité s’est réuni la veille pour examiner avec soin les plans de transition du nouveau système de registre et pour identifier les risques courus par l’ACEI.

Le Comité note que plusieurs plans de transition sont possibles et que chacun d’eux présente des avantages et des inconvénients. En dernier ressort, le Comité recommande au personnel de communiquer de nouveau avec la collectivité des registraires et de réexaminer le plan de transition en essayant de parvenir à un consensus. B. Holland déclare que de nombreuses consultations ont déjà été menées avec les registraires durant ces derniers mois et que plusieurs d’entre elles étaient toujours en cours. Il souligne que, grâce à la rétroaction des registraires, de nombreuses révisions avaient déjà été apportées au plan original et que le meilleur plan d’action possible avait été élaboré. M. Stewart ajoute que certaines options de transition sont extrêmement complexes et délicates, et soulèvent même des questions d’ordre politique.

P. Andersen, J. Demco et R. Rader quittent de la réunion.

Il est suggéré qu’un groupe de consultation, composé de représentants du personnel et de registraires, soit créé par le personnel afin que les registraires puissent participer activement à la mise en œuvre du plan de transition. B. Holland rappelle au conseil d’administration que l’ACEI a débattu longuement de ce sujet avec les registraires et ajoute que, bien que la plupart d’entre eux soient d’accord sur la marche à suivre, cette majorité n’est pas aussi vocale que les quelques registraires qui formulent des objections.

P. Andersen, J. Demco et R. Rader se joignent de nouveau à la réunion.

B. Holland déclare que l’ACEI fournira dans un proche avenir à un certain nombre de registraires la version bêta du logiciel du nouveau service de registre et les documents connexes.

Les membres du conseil d’administration conviennent que le personnel mette en place un groupe temporaire composé de représentants du personnel et de quelques experts techniques au sein de la collectivité des registraires. Ce groupe pourrait, avant la prochaine réunion du conseil, tenter de parvenir à un consensus quant à la meilleure solution de migration pour le projet. Le personnel devra présenter un rapport sur les résultats des efforts du groupe lors de la prochaine réunion du conseil. Si un consensus n’est pas atteint sur le meilleur plan de transition, le personnel devra fournir au conseil une mise à jour et des recommandations aux fins d’examen et d’approbation par le conseil.

15. Mise à jour sur le cadre relatif à l’objet 3

Il est proposé par R. Anderson et appuyé par R. Rader que la présentation soit déposée telle que lue et que le conseil d’administration procède à une discussion. Le président ne note aucune objection et la présentation est considérée déposée telle que lue.

Certains directeurs rappellent l’importance du contexte de cette initiative. Au moment de sa création, l’ACEI a voulu étendre la portée de ses activités avec des projets comme ENUM. Depuis, certains malentendus ont surgi quant à la portée et à l’échelle de l’objet 3. Les fonds excédentaires ne sont pas là pour être distribués aveuglément, mais plutôt pour investir dans des initiatives communautaires.

B. Holland mentionne que, dorénavant, les fonds excédentaires ne seront plus aussi généreux qu’on le présume puisque l’ACEI ne peut les dispenser qu’après avoir préservé un fonds de réserve opérationnelle de 12 mois tel que mandaté précédemment par le conseil d’administration.

Certains administrateurs suggèrent un réexamen de la politique sur le fonds de réserve opérationnelle de 12 mois afin de pouvoir libérer des fonds pour ces initiatives, tandis que d’autres administrateurs pensent que les dispositions actuelles du fonds de réserve sont tout à fait appropriées. Le président déclare que la question du fonds de réserve sera abordée à une réunion ultérieure du conseil et ajoute que la discussion devra se situer dans le cadre de la politique actuelle de ce fonds. On fait remarquer que les discussions sur la façon de dispenser les fonds excédentaires sont en bonne voie mais que le conseil d’administration doit garder à l’esprit la baisse de la croissance des enregistrements. Il est également proposé que le conseil d’administration se concentre sur les objectifs à atteindre avec les fonds excédentaires et les associe à la mission de l’ACEI, tout en gardant à l’esprit l’intérêt public.

Il est donc proposé par T. Williams que le personnel soumette à la prochaine réunion du conseil une demande d’un montant spécifique aux fins d’investissements dans des initiatives communautaires.

R. Anderson propose que la motion soit modifiée pour autoriser le personnel à investir jusqu’à 250 000 dollars dans des initiatives communautaires.

T. Williams propose que, afin de poursuivre et d’améliorer le programme d’investissement communautaire de l’ACEI, le personnel prépare un plan d’investissement communautaire de trois ans et un budget aux fins d’approbation en février.

(Motion proposée par T. Williams, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)

Il proposé par R. Rader que, pour continuer et améliorer le programme d’investissement communautaire de l’ACEI, le personnel soit autorisé à débourser jusqu’à concurrence de 250 000 dollars additionnels pour des initiatives d’investissement communautaires dans la présente année financière.

Il s’ensuit une discussion quant à savoir si le financement devrait être prélevé sur la réserve de fonds existante ou non. Lors de la conclusion du débat, B. Holland recommande la motion suivante :

Il est proposé que, afin de poursuivre et d’améliorer le programme d’investissement communautaire de l’ACEI, le conseil d’administration autorise des investissements additionnels dans le milieu de l’Internet jusqu’à concurrence de 250 000 dollars et subordonnés à tout excédent d’exploitation.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Anderson et adoptée à l’unanimité)

16. Mise à jour sur le service WHOIS

M. Stewart indique que la consultation relative au service WHOIS est maintenant close. Diverses méthodes ont été utilisées lors de la consultation pour offrir l’occasion à toutes les parties prenantes d’y participer et pour recueillir les observations d’un échantillon représentatif de détenteurs de noms de domaine point-ca, y compris : des entrevues en profondeur avec des intervenants clés; une consultation ouverte pour obtenir les points de vue des participants grâce à un formulaire en ligne, par courriel ou messagerie; un forum en ligne pour les membres de l’ACEI; et des enquêtes détaillées après des registraires, des titulaires et des membres. Une séance à micro ouvert a également eu lieu à l’assemblée générale annuelle de cette année.

Un rapport officiel sur les conclusions et les recommandations issues de cette consultation sera remis au conseil d’administration lors de sa prochaine réunion.

17. Injections au Système de noms de domaine

N. Ritchie explique au conseil d’administration que différents fournisseurs de services Internet injectent au Système de noms de domaine des réponses de remplacement à des requêtes d’abonnés en les redirigeant vers des noms de domaine existants ou inexistants.

N. Ritchie ajoute que la redirection vers des noms de domaine existants est pratiquée depuis un certain temps et, dans de nombreux cas, pour de bonnes raisons, telles que la protection des utilisateurs contre des sites malveillants connus. Toutefois, la redirection vers des noms de domaine non existants a une incidence négative sur certains protocoles et la grande majorité des utilisateurs de l’Internet ne comprennent pas ce qui se passe. L’Internet Engineering Task Force (IETF) a rédigé un document intitulé « Best Current Practice » (BCP) qui offre des renseignements sur la redirection des noms de domaine par les fournisseurs de services et des recommandations sur la configuration.

Le président souhaite que ce rapport fasse l’objet d’une discussion et plusieurs administrateurs expriment leurs préoccupations relatives à cette pratique. Par conséquent, le conseil d’administration demande au personnel de brosser un aperçu des différentes options dont disposent les organismes semblables à l’ACEI et, si cela s’avère approprié, de jouer un rôle de chef de file éclairé.

18. Autres questions

18,1 Examens annuels du rendement des administrateurs

Le Comité de gouvernance informe le conseil d’administration qu’un consultant indépendant sera embauché pour examiner le rendement et l’efficacité à la fois du conseil dans son ensemble et de chacun des administrateurs.

19. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 1er décembre 2009 à Ottawa et le plan stratégique sera examiné le 30 novembre 2009.

20. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.

21. Clôture

En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 15 h 00.

 

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