Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI situés au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 12 mai 2009 à 9 h 00, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Ross Rader (par téléphone), Bill Reid, Jeff Rybak, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : Albert Chang, Kathy Fisher (Industrie Canada), Norm Ritchie
Administratrices absentes : Heather Dryden, Lynne Mackan-Roy
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Un ordre du jour modifié incluant les points suivants est distribué aux participants : 1) Consultation sur le service WHOIS, au point 6; 2) Mise à jour d’Industrie Canada sous Autres questions; et 3) Examen de la divulgation de renseignements par les administrateurs, au point 8. K. Fisher demande également au conseil de considérer l’ajout d’une mise à jour sur la création d’un FGI au Canada sous Autres questions.Le conseil d’administration adopte l’ordre du jour avec les modifications ci‑dessus.
2. Réforme du cadre de gouvernance
Le rapport du président du Comité de gouvernance en date du 5 mai 2009 est présenté et l’on fait remarquer que le Comité de gouvernance ne s’était pas encore mis d’accord sur un ensemble de recommandations finales au moment de la tenue de la présente réunion. Il est donc suggéré que le conseil d’administration proroge la date limite pour la formulation de ces recommandations et que le Comité de gouvernance continue à travailler sur le cadre de gouvernance en vue de terminer ses travaux sur cette question d’ici la fin de 2009.
Plusieurs administrateurs indiquent qu’il est, à leur avis, irréaliste de vouloir terminer ce projet d’ici la fin de 2009 étant donné le travail qu’il reste à accomplir et le consensus qu’il est nécessaire d’obtenir. Il est à signaler que certains retards ont été causés par l’évolution profonde enregistrée entre décembre 2008 et avril 2009 dans le contenu du rapport sur les recommandations conceptuelles présenté au Comité de gouvernance, ce qui a exigé des discussions et un examen additionnels.
On note également que, lorsque le conseil d’administration s’est engagé à modifier le cadre de gouvernance en 2006, le processus a créé des dissensions et des tensions parmi les membres du comité. L’absence de consensus sur un ensemble de recommandations constitue le plus grand défi du comité. Le conseil d’administration ne devrait pas perdre de vue que l’ACEI exploite une infrastructure essentielle qui exige des compétences particulières de ses administrateurs mais qui ne suscite pas un intérêt très grand chez la personne de la rue ou chez nos membres.
R. Rader se joint à la réunion.
On rappelle que les recommandations de l’examen du cadre de gouvernance tombent dans deux catégories : certaines recommandations éventuelles représentent un changement important au sein du cadre de gouvernance de l’ACEI, alors que d’autres sont mineures ou techniques par leur nature et peuvent être mises en œuvre facilement tout en améliorant les structures de gouvernance de l’ACEI et l’efficacité de l’organisme. Les recommandations éventuelles peuvent également être classées parmi celles qui exigent des modifications aux statuts de l’ACEI et celles qui n’en exigent pas et qui peuvent être mises en œuvre dans le cadre des statuts actuels de l’ACEI.
Après discussion, la résolution suivante est proposée :
Il est proposé qu’un sous-comité du conseil d’administration comprenant R. Anderson, J. Rybak, L. Mackan-Roy et B. Holland soit créé. Ce sous-comité sera chargé de préparer, avec l’aide du personnel, une liste de modifications opérationnelles proposées aux politiques et/ou aux statuts de l’ACEI qui devront : (i) améliorer le cadre de gouvernance de l’ACEI; et (ii) obtenir un large consensus au sein du conseil d’administration. Pour éviter les doutes, les modifications qui pourraient conduire à des changements fondamentaux et/ou qui pourraient représenter des changements structurels importants ne seront pas incluses.
Le sous-comité présentera un rapport contenant ses propositions au conseil d’administration d’ici la fin mai 2009. Le personnel prendra les mesures nécessaires pour traiter les propositions approuvées alors par le conseil et présentera une résolution à la prochaine assemblée générale annuelle, aux fins d’approbation par les membres, pour la mise en œuvre de ces modifications.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par R. Kawchuk et adoptée, R. Rader s’opposant et T. Williams s’abstenant.)
Il est décidé que le sous-comité propose des recommandations au cadre de gouvernance de l’ACEI tombant dans les catégories suivantes :
- Modifications de politiques non fondamentales pouvant être apportées dans le cadre des statuts existants de l’ACEI.
- Modifications opérationnelles non fondamentales pouvant être apportées dans le cadre des statuts existants de l’ACEI.
- Modifications techniques apportées aux statuts de l’ACEI.
On fait remarquer que, bien qu’il soit généralement préférable de mener des consultations publiques, le respect du calendrier est important et il est souhaité que ces modifications soient approuvées à la prochaine assemblée générale annuelle en septembre. Étant donné que les modifications identifiées par le sous-comité ne seront pas fondamentales, un simple avis aux membres de l’ACEI devrait être suffisant et il ne sera pas nécessaire de lancer une consultation publique à ce sujet.
*Discussion reportée à plus tard en fonction du temps restant*
A. Chang et M. Stewart quittent la réunion.
3. Mise à jour sur le projet de personnalisation du point-ca
B. Holland fait état du projet de personnalisation du point-ca. Il rappelle que le moteur de base du nouveau registre a été mis au point l’an dernier. Les principaux objectifs du projet sont d’améliorer les enregistrements des titulaires auprès des registraires, de simplifier les politiques et les procédures, et de mettre à jour le registre point-ca afin d’assurer sa sécurité, sa stabilité et sa robustesse. Les caractéristiques de base du registre point-ca, telles que les exigences en matière de présence au Canada, le service WHOIS et le modèle épais de registre, seront conservées. Le protocole EPP (Extensible Provisioning Protocol), qui est la norme de l’industrie, sera adopté et les méthodes et les politiques seront rationalisées en s’alignant sur les meilleures pratiques industrielles. Ce projet est le plus important entrepris cette année et il offrira des avantages à la fois aux titulaires et aux registraires. En outre, il améliorera la disponibilité et le rendement du système. Un débat, mené au cours des prochains mois entre titulaires et registraires, constituera l’un des volets de ce projet.
R. Rader quitte la réunion.
4. Mise à jour des comités du conseil d’administration
4.1 Rapport du Comité de gouvernance
Au nom du président du Comité de gouvernance, J. Rybak déclare qu’il travaillera de concert avec les présidents de chaque comité pour recueillir les renseignements nécessaires sur les mandats et qu’il présentera les résultats au comité. Le Comité de gouvernance travaillera aussi avec le personnel sur l’examen du régime de rémunération des administrateurs et finalisera l’appel d’offres.
4.2 Rapport du Comité de supervision technique
R. Kawchuk déclare que le Comité de supervision technique s’est réuni le 11 mai 2009 et a approuvé le procès-verbal de la réunion du 16 mars 2009 qui sera distribué aux membres du conseil. Lors de cette réunion, N. Ritchie a fait le point sur les principaux projets et initiatives ainsi que sur le déploiement d’un second Anycast Cloud et les essais DNSSEC. Le mandat du comité a aussi fait l’objet d’une brève discussion, notamment à propos du changement de nom du comité.
4.3 Rapport du Comité exécutif
P. Andersen déclare que le Comité exécutif s’est réuni le 1er mai 2009 pour examiner l’ordre du jour de la présente réunion.
4.4 Rapport du Comité de vérification
R. Anderson déclare que la vérification est terminée et que le Comité de vérification n’a été avisé d’aucunes irrégularités. Ce dernier se réunira le 1er juin 2009 pour examiner les états financiers vérifiés, les normes IFRS (International Financial Reporting Standards) ainsi que le statut sans but lucratif de l’organisme. Le personnel fait remarquer que seules les sociétés canadiennes ouvertes à but lucratif devront adopter les normes IFRS dès 2011. En tant qu’organisme sans but lucratif, l’ACEI ne sera pas assujettie à cette pratique comptable mais elle l’adoptera éventuellement.
4.5 Rapport du Comité des mises en candidature
Le président déclare que la première réunion du Comité des mises en candidature s’est tenue le 14 avril 2009 et que Stuart MacDonald a été nommé président du comité. Le Comité des mises en candidature se réunira le 7 juillet 2009 pour choisir les candidats pour la liste finale en vue de l’élection. Le personnel distribuera un feuillet d’information sur le Comité des mises en candidature et sur les principaux détails de l’élection de 2009.
5. Mises à jour financière et opérationnelle
5.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre informatif et il est présenté à la réunion.
5.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre informatif et il est présenté à la réunion.
6. Consultation sur le service WHOIS
B. Holland rappelle au conseil d’administration que l’ACEI a mis en œuvre sa nouvelle politique en matière de confidentialité du service WHOIS le 10 juin 2008 et, à ce moment-là, il a été convenu qu’une consultation sur l’impact de la politique serait menée dans le courant de l’année. Les objectifs spécifiques de la consultation sont de solliciter une rétroaction des principales parties prenantes, de mesurer la satisfaction globale relative à la politique de divulgation et d’apporter, au besoin, des modifications à cette politique. La consultation comprendra des entretiens face à face, une enquête en ligne pour les titulaires et les registraires, et une consultation ouverte. Le conseil d’administration demande au personnel d’examiner également la faisabilité d’un forum public sur le site Web de l’ACEI. Le rapport final devrait être présenté au conseil d’administration à l’automne.
7. Autres questions
7.1 Mise à jour sur Industrie Canada
K. Fisher indique qu’à partir du 14 avril 2009, M. Rob Dunlop a remplacé M. Ron Parker comme sous-ministre adjoint, Secteur de la politique stratégique, à Industrie Canada, et qu’une rencontre pour faire sa connaissance sera organisée prochainement.
7.2 FGI Canada
Selon B. Holland, un des volets du mandat du Forum sur la gouvernance de l’Internet (FGI) est d’engager des discussions sur les questions de politique gouvernementale liées aux éléments clés de la gouvernance de l’Internet et de favoriser les échanges entre les entités chargées d’élaborer les différentes politiques gouvernementales à l’échelle internationale. Plusieurs pays ont mis sur pied leur propre FGI et Industrie Canada a demandé à l’ACEI d’organiser un FGI au Canada dans un proche avenir. Le personnel examinera le calendrier et les ressources disponibles pour un tel événement et présentera un rapport à cet effet au conseil d’administration.
8. Examen de la divulgation de renseignements par les administrateurs
Pour mémoire et à la demande du Comité exécutif, M. Stewart brosse un aperçu des obligations des administrateurs en matière de confidentialité : le Code de conduite des administrateurs et politique relative aux conflits d’intérêts, le serment professionnel et la convention de confidentialité.
9. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra à Toronto le mercredi 23 septembre 2009, conjointement avec l’Assemblée générale annuelle qui aura lieu le 22 septembre 2009.
L. Gravel, M. Stewart, B. Holland et Norm Ritchie quittent la réunion.
10. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel et B. Holland se joignent de nouveau à la réunion
Réforme du cadre de gouvernance
Le conseil d’administration reprend la discussion sur ce point qui avait été reporté précédemment.
Le processus et le calendrier de la réforme du cadre de gouvernance sont de nouveau abordés mais certains administrateurs s’interrogent sur la pertinence du projet et si celui-ci devrait continuer ou prendre fin. Le conseil d’administration convient de continuer à travailler sur cette réforme jusqu’à la prochaine réunion du conseil qui aura lieu en octobre, auquel moment elle fera l’objet d’une nouvelle discussion.
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par J. Rybak et appuyé par R. Sutcliffe que la séance soit levée à 15 h 35.
