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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’Hôtel Hilton, Gatineau, Québec, le 17 mars 2009 à 8 h 30, heure d’Ottawa

Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader (par téléconférence), Bill Reid, Jeff Rybak, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams

Secrétaire de l’ACEI :  Michael Stewart

Invités : Kathy Fischer (Industrie Canada), David Fowler, Nancy Philip, Norm Ritchie

Administrateur absent : Richard Anderson

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Le président présente Kathy Fischer, directrice de la politique et de la coordination des télécommunications internationales à Industrie Canada. K. Fischer se joint à la réunion à titre d’observatrice invitée.

1.      Approbation de l’ordre du jour

Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure le point 2, Mise à jour sur le ver Conficker, ainsi que, sous le point 7.4 Rapport du Comité de vérification, l’approbation des honoraires du vérificateur.

Les administrateurs conviennent que l’ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion soit adopté avec les modifications précitées.

2.      Mise à jour sur le ver Conficker

N. Ritchie informe le conseil d’administration des plus récents développements relatifs au ver Conficker, une forme de logiciel malicieux se propageant sur l’Internet. On s’attend à ce que la dernière variante de Conficker apparaisse le 1er avril. Une coalition de parties concernées s’est mobilisée pour faire face à cette menace. Comme le domaine point-ca est l’un des 110 domaines, avec 109 autres domaines, ciblés par Conficker, l’ACEI joue un rôle de chef de file dans la préparation d’une réponse, notamment sur le plan technologique. Le créateur de ce ver a déployé des efforts considérables pour concevoir cette menace qui est très élaborée au niveau technique. L’ACEI enregistrera et isolera de façon préventive un certain nombre de noms de domaine non enregistrés précédemment qui devraient être générés au cours des 12 prochains mois par Conficker C. Dans un petit nombre de cas où le nom de domaine a déjà été enregistré, l’ACEI examinera et surveillera attentivement toutes les activités au niveau de ces noms de domaine et prendra les dispositions nécessaires si une activité suspecte est détectée.

D. Fowler, L. Gravel, N. Philip, N. Ritchie et M. Stewart quittent la réunion.

3.      Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos au sujet du ver Conficker et des étapes proposées par le personnel pour faire face à cette menace. Suite à la présentation du personnel, le conseil d’administration accepte le plan d’action proposé.

4.      Mise à jour du chef de la direction

Le chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.

Après la séance à huis clos, D. Fowler, L. Gravel, N. Philip, N. Ritchie et M. Stewart se joignent de nouveau à la réunion.

5.      Mises à jour financière et opérationnelle

5.1 Rapport sur toutes les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre informatif et il est présenté à la réunion.

5.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre informatif et il est présenté à la réunion.

5.3 Examen des résultats financiers du 3e trimestre 2009

N. Philip présente les états financiers réels du 3e trimestre 2009, en les comparant à ceux prévus au budget, ainsi que les prévisions jusqu’à la fin de l’année financière. On peut remarquer que les salaires se sont accrus en raison de l’attribution d’une prime semestrielle au personnel et de l’ajout de ressources. Les dépenses pour les services de consultants sont supérieures à celles prévues au budget au cours du trimestre en raison principalement de la refonte du site Web et des études de marché. Les dépenses générales et du bureau sont plus élevées que celles prévues au budget en raison du loyer et des primes d’assurance. Les dépenses liées aux produits et aux médias sont inférieures à celles prévues au budget car ces initiatives ont débuté cette année financière et les coûts de mise en œuvre seront reportés à la prochaine année financière. Les recettes excédentaires à la clôture de l’année financière devraient être supérieures à celles prévues au budget. Dans l’ensemble, le bilan financier est positif. Les recettes comptabilisées d’avance sont en augmentation quand on les compare à celle de l’an dernier, et l’affectation de caisse parmi les comptes sera effectuée à la fin de l’année financière.

5.4 Prévisions à la clôture de l’année financière

Cette question est abordée sous le point 5.3 Examen des résultats financiers du 3e trimestre 2009.

6.      Plan opérationnel et budget 2009-2010

Le conseil d’administration avait approuvé, lors de sa réunion du mois de décembre 2008, le plan stratégique ainsi que les six réalisations attendues dans l’année financière 2010. B. Holland explique que l’objectif, pour l’année financière en cours, est de consolider l’assise de l’organisme grâce à une reprise de la conception du système, des mises à jours opérationnelles, un cadre de marketing stratégique et des améliorations des processus, suivis par des activités d’approche auprès des membres, une gestion des canaux, une croissance du domaine point-ca et des activités au sein du Laboratoire de l’ACEI l’an prochain. Pour la troisième année, l’organisme mettra l’accent sur sa participation à des activités internationales et sur la mise sur pied du Laboratoire de l’ACEI (le Laboratoire de l’ACEI est un nom d’exploitation temporaire fictif pour les activités relatives à l’Objet 3 des Lettres patentes).

B. Holland énumère plusieurs projets stratégiques importants qui seront entrepris dans l’année financière 2010 et précise le calendrier de ces projets. Le plan opérationnel proposé identifie aussi deux ressources additionnelles pour satisfaire aux objectifs stratégiques.

N. Ritchie identifie les principaux projets suivants du registre et de l’exploitation : l’infrastructure DNS, les essais DNSSEC, la migration du nouveau registre de la phase de développement à sa réalisation, les essais de reprise après sinistre, et le déploiement d’un deuxième Anycast Cloud. Le remplacement du matériel au site primaire est aussi inclus dans le budget proposé.

D. Fowler énumère plusieurs projets clés dans le domaine du marketing et des communications pour le prochain exercice. On peut noter que l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie en matière de gestion des canaux constitueront un projet important. Les autres activités comprennent la mise en œuvre des plans de marketing et de communication ainsi que la personnalisation du point‑ca.

N. Ritchie explique que la recherche et le développement comprennent les équipes de développement et d’essais ainsi que le Laboratoire de l’ACEI. Les principaux projets dans ce groupe comprennent la conception, le codage et les essais de la personnalisation du point-ca, l’élaboration des grandes lignes d’exploitation du Laboratoire de l’ACEI et le logiciel BIND 10. R. Kawchuk exprime ses préoccupations concernant la localisation du Laboratoire de l’ACEI sous la rubrique « Recherche et développement », mais on lui fait savoir que cette catégorisation est substituable et n’est utilisée qu’à des fins de budgétisation. Le personnel et le conseil d’administration conviennent que le Laboratoire de l’ACEI représente beaucoup plus qu’un bureau de recherche et de développement et sera défini à une date ultérieure selon les indications du Plan stratégique.

M. Stewart énumère les principaux projets dans les domaines juridique et des politiques : la création d’une fonction de conformité, l’examen continu de la gouvernance, et la préparation et l’administration de la consultation publique en ligne relative au service WHOIS. Le personnel rencontrera des représentants d’Industrie Canada pour examiner la proposition de consultation publique relative au service WHOIS et, à la demande du conseil d’administration, tiendra ce dernier informé des progrès de la consultation.

N. Philip énumère les projets importants de l’administration et des finances : la conception et la mise en œuvre d’un bureau de gestion des projets, l’élaboration d’un programme de gestion des risques et le soutien d’un plan opérationnel pour offrir des services de registre. On peut noter qu’une analyse de rentabilisation pour de tels services est en cours avec des recherches d’ordre commercial et environnemental et que le conseil d’administration sera tenu informé des progrès réalisés.

N. Philip présente le budget de l’organisme pour l’année financière 2010 et ventile les dépenses totales dans chaque direction. L’excédent net pour l’année sera légèrement inférieur à 24 000 dollars lorsque des fonds seront affectés au Laboratoire de l’ACEI ou à des projets de l’Objet 3.

En réponse à des demandes du conseil d’administration, B. Holland présente des données comparatives provenant d’autres domaines de tête de code de pays (ccTLD), notamment sur les coûts d’exploitation par rapport au nombre de noms de domaine. Il explique que l’ACEI est bien placée à l’échelle internationale. Il présente des chiffres sur les coûts d’exploitation et les dépenses en immobilisations de l’ACEI par rapport au nombre de noms de domaine et aux demandes DNS. Il conclut en affirmant que les ratios des dépenses d’exploitation de l’ACEI sont conformes aux tendances historiques.

Le conseil d’administration aborde la question des prévisions de recettes et, compte tenu des conditions actuelles du marché, constate avec satisfaction que l’organisme est prêt à faire face à la situation qui se présenterait si le rythme des enregistrements ralentissait. Le conseil d’administration exprime ses préoccupations concernant l’accroissement des coûts et des dépenses. B. Holland fait remarquer qu’un projet unique sera financé dans l’exercice à venir, soit la réécriture et la mise en œuvre d’un nouveau registre point-ca entièrement mis à jour. En outre, on peut noter qu’à la différence d’autres organismes, l’ACEI doit financer toutes les dépenses en immobilisations et les investissements à long terme à partir de ses recettes d’exploitation actuelles. Finalement, on demande au personnel s’il a tenu compte d’une hausse des prix.

P. Andersen remet la présidence de la réunion à la vice-présidente du conseil, L. Mackan‑Roy.

Le personnel confirme que le budget repose sur des prix stables et sur un taux de croissance hypothétique de 15 p. 100, soit un taux de croissance prudent relativement aux tendances historiques. Des hausses de prix ne sont pas considérées à l’heure actuelle car de telles hausses exigeraient de la recherche, un examen et une discussion. En outre, le personnel a adopté comme hypothèse un taux de croissance de 10 p. 100 dans le pire des scénarios et surveillera chaque mois toutes les données financières.

P. Andersen assume de nouveau la présidence de la réunion.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le Plan opérationnel et le budget de l’année financière 10 tel que présenté.

(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par B. Reid et adoptée, R. Rader s’abstenant)

7.      Mise à jour des comités du conseil d’administration

7.1 Rapport du Comité de gouvernance

R. Rader déclare que le Comité de gouvernance ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil d’administration. Compte tenu de la réaction du Comité et du conseil d’administration, le Comité et le personnel ont travaillé avec Deloitte et BLG pour incorporer les modifications proposées. Une séance de travail est prévue pour la semaine prochaine, et les recommandations révisées seront présentées à la prochaine réunion du conseil d’administration en juin.

7.2 Rapport du Comité de supervision technique

R. Kawchuk déclare que le Comité de supervision technique s’est réuni la veille pour examiner le plan d’exploitation présenté aujourd’hui afin de mieux le comprendre. Le mandat du Comité a été abordé et il a été convenu qu’une gouvernance en matière de technologie de l’information s’adapterait mieux au mandat du Comité. Une version révisée du mandat sera distribuée aux membres du Comité. N. Ritchie a aussi informé le Comité des plus récents développements relatifs au ver Conficker qui a fait l’objet d’une discussion au début de la présente réunion du conseil d’administration.

7.3 Rapport du Comité exécutif

P. Andersen déclare que le Comité exécutif s’est réuni le 26 février 2009 pour examiner l’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui. Le Comité exécutif demande à chaque comité de distribuer leurs procès-verbaux, une fois approuvés, au conseil d’administration. Le Comité exécutif a aussi commencé l’examen du rendement annuel du chef de la direction.

7.4 Rapport du Comité de vérification

Au nom du président du Comité de vérification, C. Goodfellow déclare que ce comité s’est réuni la veille pour examiner la lettre de mission du vérificateur et certaines questions qui avaient été soulevées lors de la vérification de l’an dernier. L’ébauche des états financiers sera terminée avant le 19 mai 2009 et le Comité de vérification se réunira le 1er juin 2009 pour l’examiner. Le Comité de vérification a aussi approuvé, en suivant les recommandations du personnel, la nomination des conseillers en placement pour les portefeuilles à court et à long terme de l’organisme.

Il est proposé que la rémunération versée au cabinet Kriens Larose LLP pour ses services à titre de vérificateur de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle de l’ACEI, ou jusqu’à que son successeur soit nommé, ne dépasse pas 9 800 dollars.

(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

8.      Rapport sur la réunion avec Industrie Canada

P. Andersen explique que lui-même, le président et chef de la direction et la vice-présidente du conseil d’administration ont rencontré le sous-ministre adjoint principal d’Industrie Canada le 24 février 2009. La discussion a porté principalement sur les objectifs stratégiques de l’organisme, l’examen de gouvernance et les relations extérieures. Industrie Canada a encouragé l’organisme à participer aux travaux des collectivités nationales et internationales et éventuellement d’organiser des événements au Canada.

H. Dryden affirme qu’Industrie Canada et l’ACEI pourraient établir un excellent canal de communications en tenant des réunions annuelles au niveau de la haute direction et des réunions de travail régulières au niveau du personnel. Il ajoute qu’Industrie Canada pense qu’il est prudent pour l’organisme d’identifier d’autres sources de revenu, y compris l’offre éventuelle de services de registre additionnels. Il explique qu’Industrie Canada est très intéressé à participer à des discussions portant sur l’examen de la gouvernance. Finalement, il demande au conseil d’administration de considérer la tenue d’un forum canadien sur la gouvernance de l’Internet qui serait organisé par l’ACEI.

9.      Autres questions

On demande au personnel s’il serait possible d’accélérer la préparation du plan d’ensemble du Laboratoire de l’ACEI afin qu’il soit présenté à la prochaine réunion du conseil d’administration. Après discussion, il est convenu qu’afin de respecter les priorités du Plan d’exploitation et stratégique, le personnel continuera à rédiger les lignes directrices du Laboratoire de l’ACEI selon les indications du Plan opérationnel.

10.   Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le mardi 2 juin à Vancouver.

D. Fowler, L. Gravel, B. Holland, N. Philip et N. Ritchie quittent la réunion.

11.   Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.

12.   Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par J. Rybak et appuyé par B. Reid que la séance soit levée à 15 h 35.

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