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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI situés au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 10 décembre 2008 à 9 h 00, heure d’Ottawa

Administrateurs présents :  Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Bill Reid, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams

Secrétaire de l’ACEI :  Michael Stewart

Invités : David Fowler, Eric Lay (par téléconférence) Nancy Philip, Norm Ritchie   

Administrateur absent : J. Rybak

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1.      Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est modifié pour inverser l’ordre de certains points et pour inclure les points suivants : 1) Séance à huis clos du conseiller juridique; 2) Compte rendu du Comité des mises en candidature sous le point 4.3; et 3) Correspondance du conseil d’administration sous le point 10, Autres questions.

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications ci-dessus.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée)

2.      Remarques du président

P. Andersen souhaite la bienvenue à B. Shell et remercie tous les participants pour le temps qu’ils ont consacré à la séance de planification stratégique et celui qu’ils consacreront à la réunion d’aujourd’hui.

D. Fowler, L. Gravel, N. Philip et M. Stewart quittent la réunion.

3.      Rapport du président et chef de la direction

Le président et chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.

Après la séance à huis clos, Après la séance à huis clos, D. Fowler, L. Gravel, N. Philip et M. Stewart se joignent de nouveau à la réunion.

4.      Mise à jour des comités du conseil d’administration

4.1 Rapport du Comité exécutif

P. Andersen déclare que le Comité exécutif s’est réuni une fois pour discuter des ordres du jour de la séance de planification stratégique et de la réunion du conseil d’administration.

Les membres du Comité exécutif ont aussi discuté du rôle de leur comité. Il a été convenu que le Comité est efficace et fournit une rétroaction utile au président du conseil d’administration et au président et chef de la direction pour l’élaboration des ordres du jour et pour l’établissement des priorités du conseil. R. Kawchuk a transmis cette opinion par courriel au Comité de gouvernance et a demandé à ce que les commentaires exprimés fassent partie de l’Examen de la gouvernance en cours.

4.2 Rapport du Comité de supervision technique

R. Kawchuk déclare que le Comité de supervision technique s’est réuni la veille pour mettre les nouveaux membres au courant des projets et des initiatives de l’ACEI. Le rôle du comité a aussi été abordé et un nouveau mandat sera formulé bientôt et transmis au Comité de gouvernance.

R. Rader explique que le Comité de gouvernance examinera le mandat de tous les comités.

H. Dryden se joint de nouveau à la réunion.

4.3 Rapport du Comité de gouvernance

R. Rader déclare que le Comité de gouvernance s’est réuni au cours de la journée précédente pour aborder l’ensemble croissant des révisions au Règlement no 1. Le rapport sur l’Examen de la gouvernance sera distribué aux membres du conseil d’administration à une date ultérieure, ainsi qu’un résumé des discussions. Dans l’ensemble, le Comité a identifié des éléments clés qui nécessitent une clarification supplémentaire et, pour cette raison, il n’est pas encore prêt à faire des recommandations au conseil d’administration. Le Comité de gouvernance se réunira de nouveau avant la prochaine réunion du conseil d’administration et devrait être en mesure de présenter un document cohérent à ce moment-là. R. Rader ajoute que le Comité a engagé les services de R. Ford comme consultant jusqu’à l’achèvement de l’examen du Règlement n1.

R. Rader fait état d’un exposé que le Comité de gouvernance a reçu du président du Comité des mises en candidature sur les mesures à prendre pour améliorer le processus d’appel de candidatures pour le Comité des mises en candidature. Le processus de recrutement est l’un des problèmes identifiés. À l’heure actuelle, seuls un courriel est envoyé aux titulaires et un communiqué est affiché sur le site Web de l’ACEI invitant les personnes intéressées à se porter candidates. Le Comité des mises en candidature devrait-il élargir son rôle au-delà de la sélection des curriculum vitae pour interroger et choisir éventuellement des candidats à partir d’une liste restreinte? Le Comité de gouvernance fera le suivi avec le personnel et effectuera, dans la mesure du possible, les modifications nécessaires.

La prochaine réunion du Comité de gouvernance clarifiera des questions importantes qui ont été soulevées dans le rapport de l’Examen de la gouvernance et mettra aussi l’accent sur les travaux du Comité des mises en candidature.

R. Anderson et N. Ritchie se joignent à la réunion.

4.4 Rapport du Comité de vérification

R. Anderson déclare que le Comité de vérification s’est réuni le 8 décembre 2008 pour examiner la politique actuelle de placements de l’ACEI. Compte tenu de la condition actuelle du marché, la politique existante est considérée comme inappropriée et un examen de cette politique s’avère nécessaire.

En résumé, le Comité propose d’éliminer les avoirs en papier commercial et en obligations de société pour réduire les risques, et que toutes les sommes investies dans des valeurs non gouvernementales soient désormais couvertes par la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC). Le personnel signale que, bien qu’il accepte les recommandations du Comité de vérification, il considère cette nouvelle politique trop contraignante.

Le Comité de vérification recommande aussi une révision du pouvoir de signature et de la délégation des pouvoirs pour inclure les transactions de placement. La politique révisée précise également que les conseillers en placement doivent être approuvés et nommés par le Comité de vérification, sur recommandation du personnel. Des questions sont soulevées quant à savoir si la nomination de conseillers en placement est une activité de nature opérationnelle et, à ce titre, si elle devrait être prise en charge par le personnel plutôt que par le Comité de vérification. Le Comité de vérification affirme au conseil d’administration que cette mesure représente uniquement une précaution et que le Comité surveille simplement les nominations.

Le Comité de vérification demande donc au conseil d’administration d’approuver la Politique de placements de l’ACEI avec les modifications mentionnées.

5.      Politique de placements de l’ACEI

Il est proposé que le conseil d’administration approuve :

  1. La Politique de placements de l’ACEI avec les modifications précitées;
  2. Le pouvoir de signature et la délégation des pouvoirs pour inclure les transactions de placement; et
  3. L’approbation et la nomination des conseillers en placement par le Comité de vérification.

(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée; R. Rader s’abstenant)

R. Anderson, D. Fowler, L. Gravel, N. Philip et N. Ritchie quittent la réunion.

6.      Mise à jour d’ordre juridique

M. Stewart et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.

Après la séance à huis clos, D. Fowler, L. Gravel, N. Philip et N. Ritchie se joignent de nouveau à la réunion.

7.      Mises à jour financière et opérationnelle

7.1 Rapport sur les obligations statutaires

B. Holland déclare aux administrateurs que toutes les obligations statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, ainsi que les placements et l’encaisse pour les fonds d’exploitation, les fonds affectés et les fonds réservés.

7.2 Rapport de la direction  

B. Holland rend compte des activités du registre menées jusqu’au 30 novembre 2008. Les nouveaux enregistrements pour cette année financière s’étendant du 1er avril 2008 au 30 novembre 2008 se chiffrent à 232 418, comparativement à 197 468 enregistrements pour la même période l’an dernier. Les enregistrements ont connu une légère baisse en octobre et en novembre 2008 et le personnel pense que ce déclin est probablement lié aux conditions du marché.

Le taux de renouvellement des enregistrements pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 novembre 2008 s’établit à 77,5 %, comparativement à 76 % pour la même période l’an dernier. Le taux de croissance net pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 novembre 2008 s’établit à 13,3 %, comparativement à 13,7 % l’an dernier. Les enregistrements de noms de domaine « devant être libérés » ont connu un léger accroissement au cours du dernier trimestre, cependant ce genre d’enregistrements connaît aussi une baisse depuis mai 2008.

B. Holland fait état de la croissance du domaine point-ca et indique que la part du marché s’est accrue au cours du dernier trimestre, en capturant une légère part du marché du domaine point-com et d’autres domaines. Le domaine point-com continue toutefois à dominer le marché canadien.

B. Holland fournit des statistiques sur les noms de domaine mondiaux et précise que la part du marché des domaines de tête de code de pays (ccTLD) connaît un accroissement et que la part du marché du domaine point-com diminue depuis 2005. En ce qui a trait à la taille du registre ccTLD, le Canada arrive au 15e rang sur 20 avec une croissance annuelle de 21,6 %. Il faut noter que ces chiffres sont fondés sur le PIB à la fin de 2007 et que l’effet du ralentissement économique mondial n’est pas encore apparent.

B. Holland rend compte de la réunion de l’ICANN tenue au Caire en décembre 2008. Les sujets de discussion à la réunion comprenaient les questions de transition de l’IPv4 à l’IPv6, l’IDN et le BIND 10, ainsi que le nouveau processus gTLD. L’ACEI a émis un communiqué indiquant que, compte tenu de l’incident Kaminsky, elle poursuivait le déploiement de son système DNSSEC (Domain Name System Security).

B. Holland explique que le personnel a consacré une grande partie de ses efforts à simplifier les politiques, règles et procédures (PRP), à restructurer la base de données et à préparer le cadre stratégique de marketing. Au cours du prochain trimestre, le personnel sera très occupé avec la planification opérationnelle et la budgétisation, ainsi qu’avec la refonte du site Web et la réécriture du registre.

P. Andersen propose au conseil d’administration que les questions courantes soulevées dans le rapport de la direction soient transmises à l’avance avec des commentaires et que le rapport soit alors présenté à la réunion. Cette mesure permettrait de consacrer davantage de temps aux enjeux stratégiques.

7.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre

N. Philip présente les résultats financiers pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 septembre 2008. Les recettes du deuxième trimestre sont inférieures à celles du premier trimestre en raison des mois d’été. Dans l’ensemble, les dépenses du deuxième trimestre sont légèrement supérieures à celles du premier trimestre en raison de l’AGA qui s’est tenue au début septembre.

Le personnel préparera, avec des membres des différentes directions, des budgets mensuels qui fourniront des données depuis le début de l’exercice pouvant être comparées aux budgets couvrant le même intervalle de temps. En outre, pour la prochaine période visée, le personnel fournira des prévisions pour l’exercice qui seront fondées sur les dépenses anticipées durant le reste de l’année. D’une manière générale, le personnel prend les mesures qui s’imposent pour améliorer, à brève échéance, la communication de l’information financière au conseil d’administration et à la direction.

Les recettes ont crû de 19 % pour la période s’étendant du 1er avril 2008 au 30 septembre 2008 par rapport à la même période l’an dernier. Les dépenses sont légèrement supérieures à celles de l’an dernier, toutefois les chiffres de l’an dernier étaient légèrement gonflés avec les dépenses non récurrentes du programme d’authentification des membres qui avaient été engagées durant l’année financière 2008.

Les salaires et charges sociales sont passés de 40 % de l’ensemble des dépenses en 2008 à 47 % de l’ensemble des dépenses en 2009 en raison de l’effectif de 40 employés à plein temps en 2009. Les dépenses dans les catégories Produits et médias et Frais de bureau et frais généraux ont diminué comparativement à celles de 2008 car les dépenses afférentes à l’authentification des membres avaient été affectées à ces deux catégories pour l’année financière 2008. Les autres dépenses sont inférieures à celles prévues au budget en raison du calendrier d’exécution des projets.

N. Philip passe en revue l’État de la situation financière en faisant remarquer qu’à la fois l’encaisse et les comptes créditeurs sont en baisse en raison des dépenses encourues pour le nouveau bureau. Les dépenses payées d’avance comprennent principalement les contrats d’entretien des logiciels, dont le plus important porte sur trois ans.

7.4 Conditions du marché

Ce point a été abordé dans le cadre de la Politique de placements de l’ACEI.

E. Lay se joint à la réunion par téléconférence.

8.      Rapport final sur les élections de 2008

E. Lay présente ses conclusions et recommandations concernant l’élection du conseil d’administration de l’ACEI de 2008. Dans l’ensemble, le processus de l’élection s’est bien déroulé, le logiciel a fonctionné presque sans anicroche et l’interface des utilisateurs s’est montrée pratiquement sans faille. Toutefois, le processus de déclaration des conflits d’intérêts devrait être amélioré et E. Lay recommande à l’ACEI de présenter la déclaration de manière différente, en utilisant peut-être un format de type questionnaire plutôt que le format actuel. Le rapport contient un certain nombre de recommandations et le personnel adoptera la plupart de celles qui ont fait l’objet d’une discussion.

Le conseil d’administration remercie le directeur de scrutin, Eric Lay, pour son travail et sa contribution durant les élections de 2008.

E. Lay quitte la réunion.

9.      Mise à jour et discussion du Plan stratégique

Suite à la séance sur le Plan stratégique tenue la veille, le personnel fournit une rétroaction additionnelle aux fins de discussion. Le personnel propose que le conseil d’administration considère également, au moment d’adopter le Plan stratégique, des dépenses d’un montant de 150 000 dollars au cours du prochain trimestre pour la préparation d’une analyse de rentabilité pour les services du registre. Le personnel ajoute que la demande, sous forme d’ébauche, pour le nouveau gTLD devrait être prête au milieu de l’année prochaine et que le personnel sera prêt avant le 31 mars 2009. Le personnel s’est engagé à suivre cette voie et il ne devrait pas y avoir d’obstacles juridiques ou financiers dans ce projet.

Globalement, le conseil d’administration appuie le Plan stratégique et convient que l’organisme a besoin de se diversifier. Certains administrateurs pensent toutefois que le plan proposé pourrait détourner l’attention du personnel de ses principales responsabilités et qu’uns plus grande importance devrait être accordée aux activités liées à l’Internet au Canada, de même qu’à la réalisation du mandat de développement social par l’entremise des laboratoires de l’ACEI. Le personnel réaffirme que les laboratoires de l’ACEI ne représentent qu’un jalon et qu’un plan à ce sujet sera élaboré durant l’année financière 2010.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le Plan stratégique tel que présenté au conseil.

(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par K. Brown et adoptée; P. Andersen et R. Rader s’abstenant)

Le personnel présentera un rapport à la prochaine réunion, avec le plan opérationnel et le budget.

P. Andersen remet la présidence à L. Mackan-Roy.

J. Demco quitte la réunion.

10.   Autres questions   

10.1 Correspondance du conseil d’administration

Le conseil d’administration examine une pièce de correspondance reçue par un registraire concernant les exigences en matière de présence au Canada pour les registraires. Le correspondant exprime son inquiétude concernant une modification qui aurait été apportée à cette politique sans suivre un processus d’examen officiel et qui aurait changé son intention primitive. M. Stewart confirme que les règles pour les registraires n’ont pas été modifiées depuis leur publication initiale et qu’elles s’appliquent de manière équitable et impartiale à tous les registraires. Le conseil d’administration demande au personnel de répondre en son nom.

P. Andersen assume la présidence.

J. Demco se joint de nouveau à la réunion.

11.   Prochaine réunion

La prochaine réunion prévue du conseil d’administration aura lieu le 17 mars 2009 à Ottawa, mais une réunion du conseil pourrait être organisée dans l’intervalle pour aborder l’Examen de la gouvernance.

12.   Séance à huis clos  

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.

13.   Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Sutcliffe et appuyé par R. Rader que la séance soit levée à 14 h 55.

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