Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI situés au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 3 juin 2008 à 9 h 00, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Annette Cyr, John Demco (membre d’office et secrétaire), Heather Dryden (membre d’office), Robert Ford, Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak
Administrateurs absents : Ross Rader, Rick Sutcliffe
Invités : Albert Chang (ACEI), Ron Harbottle (ACEI), David Hicks (ACEI), Susan Puderer (ACEI), Norm Ritchie (ACEI), Michael Stewart (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est modifié pour inclure au point 2. Nomination d’un secrétaire, et pour clarifier les points 6. Mise à jour sur l’ICANN et 9.4 Lignes directrices pour les dépenses supérieures à 100 000 $.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications ci-dessus.
(Motion proposée par A. Cyr, appuyée par P. Andersen et approuvée)
M. Stewart quitte la réunion.
2. Nomination d’un secrétaire
Le conseil d’administration remercie J. Demco pour le temps et les efforts qu’il a consacrés durant les six derniers mois dans ses fonctions de secrétaire de l’ACEI.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Michael Stewart au poste de secrétaire de l’ACEI jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
M. Stewart se joint de nouveau à la réunion.
3. Mises à jour financière et opérationnelle
3.1 Rapport sur les obligations statutaires
B. Holland déclare que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, et que le personnel a rendu compte des placements et de l’encaisse pour les fonds d’exploitation, les fonds affectés et les fonds réservés.
3.2 Rapport de la direction
B. Holland rend compte des activités du registre menées jusqu’au 30 avril 2008. Les nouveaux enregistrements pour la période s’étendant du 1er avril 2007 au 31 mars 2008 se chiffrent à 305 131, comparativement à 272 904 pour la même période l’an dernier. Les nouveaux enregistrements pour le mois d’avril 2008 s’élèvent à 31 061, comparativement à 24 656 pour le mois d’avril 2007.
Le taux de renouvellement des enregistrements pour la période s’étendant du 1eravril 2007 au 31 mars 2008 s’établit à 76,7 %, et est inférieur de 1 % à celui de la même période l’an dernier. Le taux de croissance net (TCN) pour la période s’étendant du 1er avril 2007 au 31 mars 2008 s’établit à 21,5 %, comparativement à 23,9 % l’an dernier. Les enregistrements de noms de domaine « devant être libérés » ont connu une faible baisse au cours des derniers mois et le conseil se demande si le marché est saturé. B. Holland fait remarquer qu’avec 1 million de noms de domaine, il y en a un grand nombre qui restent disponibles, comparativement au domaine point-com qui compte environ 60 millions de noms de domaine. Le marché des noms de domaine point-ca est stable en ce moment et a connu un faible accroissement au cours du trimestre précédent. Le personnel examinera avec soin la courbe de tendance et la part du marché et présentera un rapport à ce sujet à la prochaine réunion du conseil.
R. Harbottle fait le point sur les nouveaux locaux à bureaux et déclare que toutes les activités qui sont menées à ce chapitre respectent jusqu’à présent l’échéancier et le budget prévus.
N. Ritchie rend compte du passage du système Oracle 9i au système Oracle 10g et souligne les améliorations du rendement de la base de données. Il signale toutefois qu’à la suite de la mise à niveau de la base de données, trois interruptions du service du registre se sont produites et que le personnel examine la possibilité de moderniser le système de monitorage. Le nouveau site de secours a été déployé et il se synchronise toutes les minutes sur le site primaire. Le personnel a aussi déployé un nouveau système de stockage de réseau aux sites primaire et de secours. Ces efforts se traduisent par une amélioration notable en matière de sécurité et de remise en service.
Le personnel fait le point sur le projet de refonte du registre et explique qu’il est en train de procéder, dans le cadre de la restructuration de la base de données, à un examen du protocole EPP qui est utilisé principalement par les domaines de tête génériques (gTLD). Le but fondamental de la Division des politiques, des règles et des procédures (PRP) est de retirer les règles commerciales des politiques. Le personnel explique que la première phase de la division des PRP est terminée avec le retrait de la fenêtre d’avis de 30 jours pour les titulaires.
Le programme d’excellence progressive de l’Institut national de la qualité avance bien et le personnel documente les processus commerciaux. Les versions finales de tous les processus clés ont été reportées à l’automne en raison d’autres priorités.
B. Holland déclare que les examens de rendement pour le personnel sont terminés et qu’un plan de rémunération remanié est entré en vigueur. Conformément au plan opérationnel, les postes clés ont été dotés et les postes de gestion des canaux et des produits seront remplis par du personnel interne.
D. Hicks présente le rapport final sur la campagne « Un million de noms de domaine point‑ca ». Cette campagne totalement intégrée de marketing et de communications a permis de faire découvrir le domaine point-ca. Le concours à l’intention des titulaires a généré plus de 4 000 témoignages et histoires de succès. Les huit témoignages des gagnants sont affichés sur le site Web unmillion.ca. La campagne a fait l’objet d’une excellente couverture médiatique et a permis de promouvoir l’image de marque du domaine point-ca et de sensibiliser le public à ce domaine. Le gala a connu un grand succès avec la participation de 148 invités du milieu gouvernemental, de l’industrie et du secteur de la technologie.
B. Holland mentionne que le personnel travaillera principalement sur la division des politiques, des règles et des procédures (PRP); la nouvelle conception de la base de données; les élections de 2008; l’assemblée générale annuelle; et les nouveaux locaux de bureau.
S. Puderer se joint à la réunion.
3.3 Examen des résultats financiers du 4e trimestre 2008
S. Puderer présente les résultats financiers pour la période s’étendant du 1er janvier 2008 au 31 mars 2008.
Les recettes se sont élevées à 2,72 millions $ pour ce trimestre, comparativement à 2,31 millions $ pour le même trimestre l’an dernier, soit un accroissement de 18 %. Les nouveaux enregistrements pour le trimestre représentaient 87 % du budget et les renouvellements connaissaient une légère baisse de 1 %. Le mois de mars a connu le plus grand nombre de nouveaux enregistrements avec un chiffre avoisinant les 30 000. Les dépenses totales pour ce trimestre ont été inférieures à celles qui figuraient au budget, en raison notamment d’un montant moindre dépensé pour les salaires et les honoraires de consultants pour des projets et des activités de base.
S. Puderer indique que la recette moyenne générée par enregistrement de nom de domaine au cours de cette année financière s’établit à 8,53 $, comparativement à 8,66 $ pour la même période l’an dernier. Elle fait remarquer que l’organisme tire toujours des recettes des enregistrements prépayés au cours d’années précédentes. Le taux d’intérêt sur les placements était de 3,56 % pour le mois de mars 2008.
S. Puderer quitte la réunion.
3.4 Prévisions et approbations financières
B. Holland informe le conseil d’administration des dépenses à venir pour les nouveaux locaux à bureaux et de l’entente de soutien et d’entretien avec Cisco. Les négociations sont toujours en cours avec Cisco pour une entente de trois ans qui inclurait une couverture pour tous leurs produits.
4. Remerciements au personnel sortant
J. Demco remercie, au nom du conseil d’administration, R. Harbottle pour ses efforts et sa contribution à l’ACEI depuis sa création et lui offre ses meilleurs vœux à l’occasion de son départ à la retraite. R. Harbottle déclare qu’il quitte l’ACEI avec beaucoup d’émotion mais qu’il a réalisé qu’il était temps de poursuivre son chemin, sachant que l’organisme fonctionne bien et que le personnel a de nombreux défis passionnants à relever dans l’avenir.
5 Mise à jour sur le service WHOIS
B. Holland remercie tous les participants pour le débat vif et passionné sur le nouveau service WHOIS qui s’est tenu lors de nombreuses réunions précédentes et ajoute que, comme le lui avait demandé le conseil d’administration, le personnel a préparé un plan de mise en œuvre du processus de divulgation et une stratégie de communications.
M. Stewart résume les règles et les procédures pour les demandes de divulgation des renseignements des titulaire pour les parties chargées de l’application de la loi et pour les parties autres que celles qui sont chargées de l’application de la loi.
Les parties autres que celles chargées de l’application de la loi doivent d’abord suivre la Procédure de communication des parties intéressées et utiliser le Formulaire de remise de message pour régler leur différend avec un titulaire. Si elles ne peuvent pas régler leur différend avec un titulaire en suivant ce processus, elles peuvent déposer une demande à l’ACEI 14 jours après avoir envoyé leur message pour que les renseignements du titulaire leur soient divulgués.
Le demandeur doit avoir t un différend de bonne foi avec un titulaire et penser, à juste titre et de bonne foi, qu’un nom de domaine d’un titulaire et/ou son contenu :
· enfreint la marque de commerce déposée, le droit d’auteur enregistré, ou le brevet enregistré au Canada du demandeur;
· enfreint l’appellation légale, la dénomination sociale ou le nom commercial enregistré au Canada (au palier fédéral ou provincial) du demandeur; ou
· utilise des renseignements personnels du demandeur sans la connaissance ou le consentement de ce dernier pour commettre un acte criminel (tel qu’une fraude, un vol ou une contrefaçon) pour se procurer de l’argent, un crédit, un prêt, des biens ou des services sans autorisation (vol d’identité).
La partie requérante doit fournir des documents justificatifs fournissant la preuve de sa revendication, c.-à-d. marque de commerce déposée; droit d’auteur enregistré; brevet délivré; appellation légale, dénomination sociale ou nom commercial enregistré au Canada (au palier fédéral ou provincial); ou déclaration remplie de vol d’identité et preuve d’identité. Tous les documents doivent être notariés.
Les partes requérantes chargées de l’application de la loi doivent faire partie d’un organisme chargé de l’application de la loi qui est une institution gouvernementale ou qui fait partie d’une institution gouvernementale qui a une son autorité légale pour obtenir les renseignements.
Pour faire une demande, l’organisme chargé de l’application de la loi doit demander les renseignements dans le but :
· d’exécuter une loi canadienne sur l’exploitation des enfants ou effectuer une enquête liée à l’exécution d’une telle loi sur l’exploitation des enfants;
· d’enquêter sur une question de sécurité nationale définie de manière précise;
· d’enquêter sur une menace réelle, ou sérieuse et imminente, à la stabilité ou à l’intégrité de l’Internet, qui découle d’une attaque pour déni de service provenant d’un domaine de l’ACEI; d’un piratage provenant d’un domaine de l’ACEI; d’un hameçonnage provenant d’un domaine de l’ACEI; ou d’un détournement de domaine à partir d’un domaine de l’ACEI.
M. Stewart souligne que des discussions sont en cours avec des organismes chargés de l’application de la loi et que les termes précités ne sont pas encore finalisés. Quant à la question de sécurité nationale, les termes que doivent fournir les organismes d’application de la loi ne sont pas prêts et la formulation de ce point est reportée à une date ultérieure.
Toute autre demande de divulgation de renseignements de titulaire doit se faire par l’entremise d’une ordonnance, d’un arrêté, d’une décision judiciaire, d’une assignation à témoigner, d’un mandat ou d’un jugement.
S’ensuit une discussion sur la possibilité d’inclure d’autres catégories d’entités qui pourraient avoir accès aux renseignements des titulaires, et il est convenu que la politique pourra être remaniée en conséquence au fil du temps.
D. Hicks présente la stratégie de communications en volets séparés. Les communications avec le public, les titulaires et les registraires s’effectuent convenablement au moyen de communiqués de presse, de notifications par courriel et du site Web de l’ACEI. Il explique que lorsque l’on fait une recherche WHOIS, un message apparaît sur le site Web de l’ACEI indiquant que l’ACEI est en train d’apporter des modifications à l’outil de recherche WHOIS qui entreront en vigueur le 10 juin 2008. Le personnel travaillera avec une firme de relations publiques sur la stratégie de communications et sur les tactiques à employer pour satisfaire les organismes d’application de la loi et les défenseurs du respect de la vie privée.
6. Mise à jour sur l’ICANN
B. Holland passe en revue la correspondance la plus récente entre l’ACEI et l’ICANN et il signale que, dans le cadre de la reprise de l’engagement avec l’ICANN, le personnel recommande que les frais accumulés pour la période s’étendant du 1er juillet 2005 au 31 mars 2008 soient payés. B. Holland mentionne la communication de P. Twomey avec le conseil d’administration ce matin même et il exprime sa satisfaction au sujet des progrès notables réalisés par l’ICANN pour répondre aux préoccupations de l’ACEI en matière de transparence et d’imputabilité. La mise en place d’un contrat passé ou futur avec l’ICANN fait l’objet d’une discussion.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le paiement à l’ICANN d’un montant de 233 750 $US couvrant les frais pour la période du 1er juillet 2005 au 31 mars 2008.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Anderson et adoptée à l’unanimité)
7. Mise à jour sur les comités
7.1 Rapport du Comité de gouvernance
R. Ford déclare que le Comité de gouvernance s’est réuni plusieurs fois le mois dernier et que ses activités ont porté principalement sur l’examen de la gouvernance. Deux excellentes réponses à la demande de soumissions ont été reçues et plusieurs membres du Comité ont rencontré le soumissionnaire retenu pour discuter en détail de sa proposition.
La prochaine priorité du Comité de gouvernance sera la formation des administrateurs et le Comité prévoit faire une recommandation au conseil d’administration pour les administrateurs dont le mandat se poursuit.
R. Ford quitte la réunion.
7.2 Rapport du Comité exécutif
D. Rosati déclare que le Comité exécutif s’est réuni pour examiner l’ordre du jour de la présente réunion du conseil. Le Comité a aussi examiné la rémunération totale de la haute direction pour l’année à venir, ce qui a conduit à une discussion sur la formation d’un comité chargé de la rémunération des ressources humaines. Le Comité exécutif a convenu de traiter cette question dans le cadre de l’Examen de la gouvernance.
7.3 Rapport du Comité de supervision technique
Au nom du président du Comité de supervision technique, L. Mackan-Roy déclare que le Comité s’est réuni le 2 juin 2008 pour discuter de la proposition BIND10 et demande l’autorisation du conseil d’administration à ce sujet. L. Mackan-Roy signale que la contribution de l’ACEI offrira à l’organisme la possibilité de participer dès le début au développement d’un produit que l’ACEI utilisera en bout de ligne. Des membres du Comité font valoir que le système BIND10 est un élément critique de l’infrastructure de l’Internet et qu’il est essentiel pour le système de noms de domaine (SND) de l’ACEI. Des questions sont posées sur le montant de la contribution de l’ACEI par rapport à la taille de l’organisme et sur la contribution des autres entités.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve une contribution initiale à l’ISC à concurrence de 200 000 $ par an, pour une durée pouvant aller jusqu’à cinq ans, pour le développement du système BIND10, sous réserve d’une méthode de contribution équilibrée et proportionnée, et de jalons et de réalisations attendues qui restent à déterminer, le tout subordonné à l’approbation du président et chef de la direction et du chef de l’information.
(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par A. Cyr et adoptée à l’unanimité)
S. Puderer se joint à la réunion.
7.4 Rapport du Comité de vérification
R. Anderson déclare au conseil d’administration que le Comité de vérification s’est réuni le 23 mai 2008 pour examiner le processus de vérification et les états financiers de l’année financière se terminant le 31 mars 2008. Le vérificateur a indiqué qu’il n’avait identifié aucune question financière et/ou de gestion qui méritait d’être portée à l’attention du Comité.
Toutefois, le vérificateur a soulevé deux questions importantes avec la direction, et le Comité de vérification pense que les réponses données sont adéquates.
On demande au personnel d’examiner la possibilité d’investir à plus long terme les fonds détenus dans le compte des produits reportés et, dans la mesure du possible, à un meilleur taux d’intérêt, et de présenter un rapport au conseil d’administration à ce sujet à sa prochaine réunion.
Il est par conséquent proposé que le Comité de vérification recommande au conseil d’administration d’approuver les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’année financière qui s’est terminée le 31 mars 2006.
Il est proposé que :
1. le conseil d’administration approuve les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’année financière qui s’est terminée le 31 mars 2008;
2. les états financiers soient présentés aux membres de l’ACEI à la prochaine assemblée générale annuelle;
3. R. Anderson et D. Rosati soient autorisés à signer les états financiers 2008 de l’ACEI au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
Le conseil d’administration remercie S. Puderer et le personnel pour leurs efforts durant le processus de vérification.
S. Puderer quitte la réunion.
7.5 Rapport du Comité des mises en candidature
Le personnel explique que l’appel de candidatures pour les candidats qui seront choisis par le Comité des mises en candidature s’est terminé le 29 mai 2008. Au total, 58 candidatures ont été reçues, comparativement aux 180 candidatures reçues l’année précédente. Le Comité des mises en candidature se réunira le 9 juin 2008 pour choisir entre 5 et 9 candidats pour sa liste finale.
8. Correspondance du conseil d’administration
Le conseil d’administration n’a pas reçu de correspondance depuis la dernière réunion.
A. Chang se joint à la réunion.
9. Autres questions
9.1 Divulgation de renseignements
A. Chang informe le conseil d’administration qu’en décembre 2007, un état financier trimestriel de 2007 de Futurarewards a été porté à l’attention de l’ACEI. Cet état financier mentionne un prêt accordé à Futurarewards par Rosatinet le 1er mars 2005, lequel a été entièrement remboursé en février ou en mars 2007.
Le personnel a obtenu une opinion juridique externe pour savoir si cette situation pourrait conduire à un conflit d’intérêts réel, perçu ou apparent dans le cadre du Code de conduite des administrateurs et de la Politique relative aux conflits d’intérêts de l’ACEI. L’avocat externe a indiqué qu’il n’avait identifié aucun conflit d’intérêts réel. Néanmoins, il a recommandé que D. Rosati fournisse au conseil d’administration tous les renseignements afférents à son investissement dans Futurarewards et d’enregistrer cette activité dans le procès-verbal aux fins d’éliminer toute perception ou apparence de conflit d’intérêts. D. Rosati fournit les renseignements demandés à la réunion du conseil d’administration.
J. Demco profite de l’occasion pour s’assurer que le conseil est au courant de sa relation étroite avec un registraire agréé par l’ACEI (Webnames.ca) et de sa participation, jusqu’à l’an dernier, aux activités d’un établissement d’enseignement (c.-à-d. l’Université de la Colombie-Britannique) avec lequel l’ACEI a passé un important contrat en l’an 2000. Il rappelle qu’il a divulgué cette relation au conseil dans le passé. Il déclare aussi que Webnames.ca prévoit offrir un service de confidentialité, destiné principalement à une clientèle commerciale, pour plusieurs domaines de premier niveau (TLD). Il ajoute qu’il ne pense pas que son jugement ou son objectivité en tant qu’administrateur ait été compromise, mais il invite toute personne préoccupée par cette question à le lui faire savoir directement ou anonymement.
A. Chang quitte la réunion.
9.2 Services de registre
N. Ritchie explique au conseil d’administration que l’ICANN se prépare à exploiter un certain nombre de domaines de tête génériques (gTLD) et on estime entre 500 et 3 000 le nombre de demandes qui seront présentées. N. Ritchie ajoute que cette mesure pourrait avoir une incidence sur le domaine point-ca et que le moment est peut-être opportun pour repenser la conception du registre afin d’offrir des services de registre génériques.
9.3 Comité chargé de la rémunération des ressources humaines
Ce point a été abordé dans le cadre du point 7.2 Rapport du Comité exécutif.
9.4 Lignes directrices pour les dépenses supérieures à 100 000 $
B. Holland propose au conseil d’administration la procédure suivante pour les dépenses déjà approuvées ou prévues au budget par le conseil d’administration dans le cadre du Plan opérationnel :
1) approbation du conseil d’administration requise pour les engagements égaux ou supérieurs à 300 000 $ pour les articles prévus au budget et à 100 000 $ si l’article ne figure pas au budget ou si son coût est différent du coût prévu au budget;
2) approbation du président du conseil d’administration pour les engagements inférieurs à 300 000 $ pour les articles prévus au budget et à 100 000 $ si l’article ne figure pas au budget ou si son coût est différent du coût prévu au budget; et
3) approbation du président et chef de la direction pour les engagements inférieurs à 200 000 $ pour les articles prévus au budget et à 100 000 $ si l’article ne figure pas au budget ou si son coût est différent du coût prévu au budget.
L’approbation de ces dépenses est aussi assujettie aux lignes directrices suivantes :
a. le Comité de supervision technique devra examiner tous les achats de services, de matériel informatique et de logiciels exigeant l’approbation du conseil d’administration et faire une recommandation au conseil d’administration à cet égard;
b. tous les achats et services à contrat de 100 000 $ ou d’un montant supérieur devront faire l’objet d’un appel d’offres ou exiger, dans la mesure du possible, des devis de fournisseurs multiples;
c. dans le cas d’une urgence due à une défaillance de matériel informatique, le président et chef de la direction et le chef de l’information ont conjointement le pouvoir d’approuver des dépenses jusqu’à concurrence d’un montant de 200 000 $; et
d. toutes les approbations devront être traitées dans la semaine qui suit la demande.
Il est convenu que le conseil d’administration sera avisé dans les 48 heures de tout achat de matériel informatique en raison d’une défaillance.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve les pouvoirs d’approbation et les lignes directrices qui les régissent avec les modifications précisées ci-dessus.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)
9.5 Mandat du Comité de gouvernance
Le Comité de gouvernance demande que son mandat pour l’année financière 2007-2008 soit modifié pour inclure le poste de vice-président(e).
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat révisé du Comité de gouvernance pour l’année financière 2007-2008 afin d’inclure le poste de vice-président(e) et, qu’en l’absence du président du Comité de gouvernance, le(la) vice-président(e) remplisse les fonctions et exerce les pouvoirs du président du Comité de gouvernance.
(Motion proposée par B. Reid, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée, P. Andersen s’abstenant)
9.6 Démission d’une administratrice
D. Rosati informe le conseil d’administration de la démission d’A. Cyr dès d’aujourd’hui pour des raisons de santé.
Il est proposé que la présidente, au nom du conseil d’administration, remercie chaleureusement A. Cyr pour le temps et les efforts qu’elle a consacrés à l’ACEI en qualité d’administratrice et de membre de plusieurs comités de l’ACEI.
(Motion proposée par D. Rosati, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)
En vertu du paragraphe 3.08 (a) (ii) du Règlement no 1 de l’ACEI, si un tel poste devient vacant au cours de la période de six (6) mois précédant la date de la prochaine élection des administrateurs, le conseil peut décider de laisser le poste vacant jusqu’à la prochaine élection des administrateurs, à la condition que les administrateurs en poste constituent quorum.
Il est aussi proposé que le poste occupé par l’administratrice A. Cyr reste vacant jusqu’à la prochaine élection des administrateurs.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par J. Rybak et adoptée à l’unanimité)
10. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Vancouver le mardi 9 septembre 2008 conjointement avec l’assemblée générale annuelle qui se tiendra le 10 septembre 2008.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par P. Andersen et appuyé par A. Cyr que la séance soit levée à 15 h 30.
