Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI situés au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 26 mai 2008 à 16 h 00, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Annette Cyr (par téléphone), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow (par téléphone), Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Ross Rader, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente) (par téléphone), Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak
Administrateurs absents : Richard Anderson, John Demco, Robert Ford, Rick Sutcliffe
Invités : Albert Chang (ACEI), Marc Jolicoeur (Borden Ladner Gervais), Michael Stewart (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l’ordre du jour
La présidente propose de modifier l’ordre du jour pour éliminer le point 2. Examen du Code de conduite/Politique de l’ACEI relative aux conflits d’intérêts et pour consolider les points 3. Mise à jour de la direction sur la mise en œuvre du WHOIS et 4. Mise à jour de la direction sur l’échéancier/contexte du WHOIS. Le point 5. Examen bilan de la décision de la direction relative à la mise en œuvre du WHOIS devrait aussi inclure un volet dans lequel les administrateurs pourraient donner leur point de vue sur la mise en œuvre proposée du nouveau service WHOIS.
Un des participants demande qu’une discussion sur les ressources mises à la disposition du conseil d’administration, ainsi que sur le choix du moment de l’affichage sur le site Web des ordres du jour et des procès-verbaux, soit incluse sous le point 5. Autres questions.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications ci-dessus.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par B. Reid et adoptée)
2. Mise à jour de la direction sur la mise en œuvre du WHOIS
B. Holland fait le point sur le processus et l’évolution de la mise en œuvre du service WHOIS. À la suite de l’adoption de la politique révisée du service WHOIS, des exigences techniques ont été définies par le personnel en 2007 et une version bêta a été fournie à la collectivité des registraires pour être essayée en janvier 2008. Le personnel a tenu plusieurs conférences téléphoniques avec les registraires afin de répondre à leurs questions et de faciliter le processus. Plusieurs registraires ont indiqué qu’ils n’étaient pas prêts à utiliser le nouveau service WHOIS. En outre, au cours de ces mêmes discussions téléphoniques avec les registraires, le personnel a identifié la possibilité d’améliorer les processus liés au nouveau service WHOIS. Notamment, l’adoption de processus électroniques au lieu de processus administratifs fondés sur le papier. Le service WHOIS a donc été retardé de 60 jours afin que le personnel puisse mettre en œuvre ces processus électroniques et pour laisser aux registraires plus de temps pour se préparer à utiliser le nouveau service WHOIS. L’ACEI a aussi apporté une modification à sa politique visant à éliminer la fenêtre de non-divulgation de 30 jours pour les titulaires qui ne sont pas des particuliers en réponse aux préoccupations exprimées par des registraires. Conformément à cette modification de politique, les renseignements sur les titulaires qui ne sont pas des particuliers seront affichés immédiatement, sauf si une demande de confidentialité est déposée et que des circonstances exceptionnelles justifient cette demande.
À la suite des réunions du conseil d’administration des 7 et 9 mai 2008, un courriel a été envoyé à tous les titulaires les avisant des modifications apportées au nouveau service WHOIS. Une version bêta 2 a été lancée le 14 mai 2008 pour des essais supplémentaires et la date officielle du lancement du nouveau service WHOIS a été fixée au 10 juin 2008. Une consultation publique sur le service WHOIS suivra dans les douze prochains mois afin d’examiner ces règles et procédures. Pendant ce temps, les discussions continuent avec les organismes d’application de la loi et ceux d’exécution de la loi afin de définir des processus convenables pour divulguer certains renseignements sur les contacts des titulaires qui ne sont pas accessibles au public par l’entremise de l’outil de recherche WHOIS. Des processus sont maintenant élaborés et les deux groupes sont traités de la même manière sans en favoriser un en particulier.
3. Commentaires des administrateurs sur la mise en œuvre du service WHOIS
Lors de la réunion du conseil d’administration du 9 mai 2008, le conseil, par résolution, a voté en faveur de la mise en œuvre, en vertu le la section 6(b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité, d’un processus dans lequel certains renseignements personnels des titulaires qui sont des particuliers seraient divulgués par l’ACEI dans des circonstances restreintes spécifiques. Certains participants à cette réunion avaient exprimé leur désir de soumettre les raisons de leur vote après la clôture de la réunion. La question posée est de savoir s’il est acceptable de permettre aux administrateurs de soumettre leurs commentaires après la clôture d’une réunion et si cette procédure constitue une pratique normale.
M. Jolicoeur est invité à présenter un exposé sur les meilleures pratiques utilisées pour les procès-verbaux de réunion de conseil d’administration. Il explique que, bien que chaque organisme ait sa propre méthode pour enregistrer les procès-verbaux, la correspondance qui est échangée après la clôture d’une réunion ne devrait pas être incluse dans le procès-verbal de cette réunion. Il soutient que le but principal des procès-verbaux d’une réunion de conseil d’administration est de résumer les discussions et de décrire clairement les questions qui ont été débattues lors de la réunion. En outre, l’attribution des commentaires à un administrateur particulier n’est pas requise à moins que cet administrateur n’ait demandé spécifiquement que ses commentaires lui soient attribués dans le procès-verbal. En résumé, chaque organisme détermine le niveau du contenu et le format des procès-verbaux de leur conseil d’administration et l’inclusion dans un procès-verbal de commentaires qui sont formulés après la clôture d’une réunion ne constitue pas une pratique normale, car le but du procès-verbal est de refléter ce qui se passe à la réunion.
La présidente invite les administrateurs à donner leur point de vue sur les raisons de leur vote à la réunion du 9 mai 2008 sur la motion relative aux processus de divulgation. Certains administrateurs s’opposent à cette invitation en raison de l’absence de plusieurs administrateurs qui ne peuvent pas donner leur point de vue. Leur préférence est de permettre à tous les administrateurs de soumettre des commentaires sur la raison de leur vote qui seraient annexés au procès-verbal de la réunion. S’ensuit une discussion concernant la possibilité donnée aux administrateurs de fournir des déclarations individuelles et de les annexer au procès-verbal de la dernière réunion du conseil. Compte tenu des circonstances exceptionnelles de la motion du 9 mai 2008, et étant donné que certaines questions n’avaient pas été soulevées à ce moment-là en raison du manque de temps, il est décidé que les administrateurs pourront soumettre leur commentaires au personnel avant le 6 juin 2008. Ces commentaires doivent être concis et doivent expliquer clairement les raisons pour lesquelles leurs auteurs ont voté en faveur ou contre la motion à la réunion du 9 mai 2008. Le personnel résumera et harmonisera ensuite les commentaires et les publiera avec le procès-verbal de la présente réunion. Il est admis que ces commentaires ne feraient pas partie, en tant que tel, du procès-verbal de la réunion du conseil mais qu’ils représenteraient plutôt une compilation de commentaires présentés après les faits. Ce compromis découle des attentes soulevées à la réunion du 9 mai 2008.
M. Jolicoeur quitte la réunion.
4. Examen bilan de la décision de la direction relative à la mise en œuvre du WHOIS
D. Rosati évoque la réunion du 9 mai 2008 et conclut que, dans l’avenir, les administrateurs ne pourront pas soumettre de commentaires supplémentaires après la clôture d’une réunion du conseil d’administration.
Un des participants demande si des ressources pouvaient être mises à la disposition des administrateurs afin d’obtenir des éclaircissements sur certaines questions de gouvernance et pratiques de gouvernance. D. Rosati indique que l’avocat général de l’ACEI peut être consulté et que le président du Comité de gouvernance, qui est bien informé, est aussi disponible.
Un des administrateurs exprime ses préoccupations au sujet du choix du moment de l’affichage sur le site Web des ordres du jour en dehors du cours normal des réunions du conseil et du contenu des ordres du jour et des procès-verbaux. En conséquence, il est convenu que le personnel fournira des procès-verbaux plus élaborés et des ordres du jour plus détaillés.
Certains administrateurs sont inquiets au sujet du processus d’élaboration des politiques et du traitement des politiques. Il est suggéré que le conseil d’administration délègue l’élaboration des politiques à un groupe de travail plutôt qu’à un comité du conseil. R. Rader pense que le processus d’élaboration des politiques n’est pas adéquat et que le rôle d’un conseil d’administration n’est pas d’élaborer des politiques. On demande au personnel d’examiner le processus d’élaboration des politiques et le rôle du conseil d’administration d’autres organismes et de les comparer avec ceux de l’ACEI.
5. Autres questions
Les questions portant sur les ressources mises à la disposition du conseil d’administration et sur le choix du moment de l’affichage des ordres du jour et des procès-verbaux sur le site Web public de l’ACEI ont été abordées dans le cadre du point 4.
6. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le mardi 3 juin 2008.
A. Chang, B. Holland, L. Gravel et M. Stewart quittent la réunion.
7. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.
8. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par B. Reid et appuyé par J. Rybak que la séance soit levée à 18 h 45.
