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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par téléconférence le 9 mai 2008 à 8 h 30, heure d’Ottawa  

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Richard Anderson, Annette Cyr, John Demco (membre d’office et secrétaire), Heather Dryden (membre d’office), Robert Ford, Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Rick Sutcliffe

Invités : Albert Chang (ACEI), Michael Stewart (ACEI), Len St-Aubin (Industrie Canada)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)

1.   Mise à jour sur la question et l’état du service WHOIS

D. Rosati remercie les membres du conseil d’administration pour leur temps et pour leur contribution aux discussions portant sur le service WHOIS depuis la dernière réunion et s’attend à ce qu’une décision soit prise à ce sujet avant la fin de la présente réunion. D. Rosati présente Len St‑Aubin, directeur général, Politique des télécommunications, Industrie Canada. L. St‑Aubin a été invité à se joindre à la présente réunion par téléconférence pour expliquer la position d’Industrie Canada sur la Politique relative au service WHOIS.

Le représentant d’Industrie Canada souligne l’importance de tenir compte de la politique de l’ACEI et du processus déjà en place en mettant en œuvre la nouvelle Politique relative au service WHOIS. Étant donné les divers intérêts des parties prenantes relativement à la mise en œuvre du service WHOIS, et le fait que l’ACEI exploite une ressource publique, l’ACEI doit prêter attention à un plus large éventail d’intérêts et envisager un plus grand nombre d’impacts que ne le ferait une entreprise privée.

Le ministère est aussi conscient du défi auquel fait face l’ACEI dans l’exécution de sa politique de manière pratique et réalisable. L’ACEI a besoin d’une justification défendable pour la mise en œuvre des mesures à adopter, ainsi que d’une stratégie pour aviser le public et les principaux groupes d’intervenants impliqués ou touchés par la mise en œuvre de la nouvelle Politique relative au service WHOIS. Le représentant d’Industrie Canada explique que, du point de vue du ministère, un tel soin et de telles considérations sont nécessaires pour préserver la crédibilité de l’organisme.

Le représentant d’Industrie Canada suggère fortement à l’ACEI de mettre l’accent simultanément sur les utilisations légitimes du service WHOIS pour traiter d’importantes questions, telles que les infractions dans le domaine des marques de commerce, les situations où le nom réel d’une personne a été utilisé ou est représenté faussement, l’exploitation des enfants, les attaques sur le réseau, et la sécurité nationale (définie étroitement), en considérant les circonstances qui pourraient nécessiter la divulgation à une tierce partie du nom et de l’adresse d’une personne qui ne sont pas affichés sur le répertoire WHOIS sans ordonnance d’un tribunal. Le représentant d’Industrie Canada explique aussi que les préoccupations qui sont exprimées en matière d’application de la loi ne doivent pas passer au second plan devant les intérêts légitimes d’autres parties prenantes.

Le représentant d’Industrie Canada affirme qu’une approche raisonnée fondée sur le respect de la vie privée pourrait être préservée et que, de ce point de vue, le paragraphe 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité pourrait être utilisé pour élaborer un processus réalisable dans les situations qui exigent la divulgation à une tierce partie du nom et de l’adresse d’une personne qui ne sont pas affichés sur le répertoire WHOIS sans ordonnance d’un tribunal.

Le représentant d’Industrie Canada conclut en disant que son ministère est prêt à aider et à travailler avec l’ACEI et avec son conseil d’administration pour une mise en œuvre réussie de la Politique relative au service WHOIS de l’ACEI.

R. Anderson se joint à la réunion.

L. St-Aubin quitte la réunion.

En guise de remarque préliminaire, D. Rosati rappelle au conseil d’administration le Code de conduite des administrateurs et, notamment, leurs obligations fiduciaires de respecter la confidentialité et de divulguer tout conflit d’intérêts. Il semblerait que des discussions ont eu lieu à l’extérieur du conseil d’administration et qu’un administrateur aurait ainsi abordé la Politique relative au service WHOIS. À la demande de D. Rosati, M. Stewart rappelle la Politique de l’ACEI dans ce domaine et renvoie le conseil d’administration à l’article 3 : Lignes directrices en matière de conflits d’intérêts et à l’article 4 : Confidentialité. Une objection est soulevée quant à l’interprétation de la Politique à l’effet qu’il est important pour les administrateurs de consulter des personnes de l’extérieur au sujet de certaines décisions du conseil. M. Stewart mentionne qu’il lit simplement le texte de la Politique tel quel, sans aucune interprétation, et d’autres administrateurs font remarquer que les administrateurs ne devraient pas discuter de questions relatives au conseil avec des personnes de l’extérieur sans le consentement exprès du conseil. R. Ford demande à tout administrateur qui aurait abordé ou discuté de la Politique relative au service WHOIS à l’extérieur du conseil de le dire, et aucune discussion de la sorte n’est mentionnée. D. Rosati demande à chaque administrateur de déclarer tout conflit d’intérêts et aucun n’est déclaré.

D. Rosati suggère la méthode suivante pour faire avancer les travaux de la réunion : comme L. St-Aubin a présenté le point de vue d’Industrie Canada, B. Holland pourrait animer une discussion sur les quatre scénarios éventuels identifiés par le personnel, et une motion sera alors mise aux voix.

Une demande est faite pour que les administrateurs aient la possibilité de présenter des soumissions après le vote expliquant la manière dont ils auront voté.

B. Holland présente les quatre scénarios de mise en œuvre suivants au conseil d’administration :

1)     Mettre en œuvre le service WHOIS avec un processus précis pour le paragraphe 6b)

Dans le cadre de ce scénario, l’ACEI mettrait en œuvre le service WHOIS le 10 juin 2008 avec un processus rigoureux en dehors des ordonnances des tribunaux pour permettre aux personnes qui ont une raison légitime d’avoir accès à certains renseignements personnels des titulaires. Cela serait limité à 1) l’application de la loi dans les domaines de l’exploitation des enfants, de la sécurité nationale, et des attaques sur le réseau, 2) les droits de propriété intellectuelle (p. ex. les marques de commerce), et 3) les revendications personnelles (p. ex. le vol d’identité). Les parties devront prouver, avec la documentation justificative à l’appui, qu’elles ont des raisons légitimes d’obtenir des renseignements personnels des titulaires. Les parties, autres que celles chargées de l’application de la loi, seraient aussi obligées de suivre la Procédure de communication des parties intéressées. B. Holland ajoute que des consultations se dérouleraient dans les 12 mois suivant le lancement du nouveau service WHOIS.

2)     Mettre en œuvre le service WHOIS, mais avec une consultation immédiate

En vertu de ce scénario, le personnel mettrait en œuvre le service WHOIS et divulguerait seulement les renseignements personnels des titulaires en vertu d’une ordonnance d’un tribunal. Il y aurait un processus immédiat de consultation au cours de l’été sur la question de la divulgation, et le conseil d’administration prendrait une décision aux alentours de la fête du Travail. Il faut noter, toutefois, que le personnel devrait obtenir des instructions du conseil d’administration au sujet des demandes délicates pour des renseignements personnels qui pourraient être reçues avant que le conseil ne prenne sa décision.

3)     Arrêter la mise en œuvre du service WHOIS, avec des consultations

En vertu de ce scénario, le personnel arrêterait la mise en œuvre du service WHOIS et lancerait des consultations publiques. B. Holland fait remarquer que cela permettrait au personnel d’examiner les enjeux en s’appuyant sur des données historiques de plusieurs années. Toutefois, ce scénario aurait aussi des conséquences négatives. En effet, la protection des renseignements personnels des titulaires qui sont des particuliers serait retardée.

4)     Mettre en œuvre le service WHOIS sans modification ni consultation

En vertu de ce scénario, le personnel mettrait en œuvre le service WHOIS tel quel sans aucune modification ni consultation. Les renseignements des titulaires seraient divulgués uniquement en vertu d’une ordonnance d’un tribunal.

Le personnel recommande l’adoption du premier scénario. Il pense fermement que la première option permettrait de réaliser un juste équilibre entre les différentes parties prenantes concernées et, par conséquent, présenterait le moindre risque sur les plans juridique et opérationnel. B. Holland fait remarquer que ce scénario est conforme aux principes exprimé dans la lettre du 15 septembre 2006 transmise à l’ACEI par Michael Binder, dans laquelle il reconnaît « l’importance de tenir compte des questions soulevées par les parties prenantes au sujet des infractions relatives aux marques de commerce et aux pourriels et, qu’il est essentiel, en mettant en œuvre une nouvelle politique, de réaliser un juste équilibre, dans la mesure du possible, entre le principe directeur de la protection des renseignements personnels et la facilitation de l’accès, dans la mesure permise par la nouvelle politique. »

Selon le personnel, le deuxième et le troisième scénarios offrent d’autres avenues pour la mise en œuvre qui conduiraient respectivement à des risques et à des responsabilités plus élevés, à des activités opérationnelles additionnelles et à des coûts supplémentaires. Le personnel pense que le quatrième scénario présente un niveau de risque trop élevé et inacceptable pour l’organisme et qu’il n’est pas dans le meilleur intérêt de l’ACEI ou de ses parties prenantes, et recommande fortement que cette approche soit abandonnée.

Un administrateur présente un cinquième scénario éventuel, qui exigerait la suppression du paragraphe 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité. Le personnel répond que ce nouveau scénario ressemble beaucoup au quatrième scénario. Si l’ACEI décidait de divulguer uniquement les renseignements personnels des titulaires en vertu d’une ordonnance d’un tribunal, cela serait incompatible avec le paragraphe 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité et exigerait sa suppression.

Le personnel propose donc la résolution suivante au conseil d’administration :

Il est proposé que le conseil d’administration accepte la recommandation du personnel pour que ce dernier mette en œuvre un processus, conformément au paragraphe 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité, grâce auquel certains renseignements personnels des titulaires qui sont des particuliers seront divulgués par l’ACEI dans certaines circonstances, comme suit :

De telles circonstances sont : les plaintes en matière de propriété intellectuelle (p. ex. les marques de commerce, les droits d’auteur), les revendications personnelles (p. ex. le vol d’identité) et les questions liées à l’application de la loi [c.-à-d. l’exploitation des enfants, la sécurité nationale (définie étroitement) et les attaques sur l’Internet]. Le personnel déterminera les meilleurs moyens et la meilleure méthode et documentation pour mettre en œuvre un tel processus dans la situation actuelle, ainsi que la stratégie de communications nécessaire;

Le personnel annoncera et mettra en œuvre ce processus d’ici le 10 juin 2008 (la date à laquelle la nouvelle Politique relative au service WHOIS sera mise en œuvre);

L’ACEI tiendra une consultation publique concernant ce processus de divulgation dans les 12 mois de sa mise en œuvre; et

Le personnel fera le point sur la mise en œuvre de ce processus de divulgation à la réunion du conseil d’administration du 3 juin 2008.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy et appuyée par A. Cyr; en faveur : A. Cyr, R. Ford, C. Goodfellow, R. Kawchuk, L. Mackan-Roy, B. Reid, D. Rosati et R. Sutcliffe; opposés : P. Andersen, R. Anderson, R. Rader et J. Rybak; motion adoptée).

On demande au personnel de préparer une stratégie de communications et un dispositif de mise en œuvre pour la réunion du 3 juin 2008.

Les administrateurs sont avisés qu’ils auront la possibilité de présenter, s’il le désire, leurs commentaires sur la raison de leur vote.

2.   Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Cyr et appuyé par R. Sutcliffe que la séance soit levée à 9 h 45.

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