Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350, rue Sparks, à Ottawa, le 1er décembre 2011 à 9 h, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Andrew Escobar, Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Susan Mehinagic, Barry Shell, Victoria Withers
Administrateurs absents : Richard Anderson, Bill St.Arnaud
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350, rue Sparks, à Ottawa, le 1er décembre 2011 à 9 h, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Andrew Escobar, Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Susan Mehinagic, Barry Shell, Victoria Withers
Administrateurs absents : Richard Anderson, Bill St.Arnaud
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Le président du conseil d’administration propose que la discussion sur le point 2.3 de l’ordre du jour, Pouvoirs financiers, soit reportée à une autre réunion.
Les membres du conseil d’administration approuvent l’adoption de l’ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion avec cette modification.
2. Calendrier des activités du conseil d’administration pour 2012-2013
À la suite de la réunion du conseil d’administration du 18 octobre 2011, le personnel a examiné le calendrier des activités et les dates des réunions proposées pour l’année 2012-2013. Le personnel a aussi révisé la date de l’Assemblée générale annuelle (AGA) de 2012, qui aura lieu en septembre 2012. Les membres demandent au personnel de mettre à jour le calendrier avec les modifications proposées et de le distribuer par la suite aux membres du conseil d’administration.
H. Dryden quitte la réunion.
3. Mises à jour financière et opérationnelle
3.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
3.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le personnel fournit un aperçu des activités d’enregistrement et précise que la petite hausse dans la croissance des noms de domaine en octobre 2011 est due principalement à la campagne de rabais promotionnel. Le personnel déclare aussi que la tendance est à la baisse en ce qui concerne les enregistrements « devant être libérés » et que, par conséquent, il prévoit de se pencher plus à fond sur ce marché secondaire dans le cadre du Plan général de l’ACEI au cours de l’année qui vient. Un échantillon du rapport sur les activités et les priorités de l’organisme est présenté au conseil d’administration pour illustrer les grandes lignes de la gestion des activités de l’ACEI.
3.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de 2012
P. Havey donne un aperçu des résultats financiers réels, comparativement au budget révisé, pour la période qui s’est terminée le 30 septembre 2011 (deuxième trimestre).
Il fait remarquer que les revenus provenant des enregistrements à ce jour sont conformes aux prévisions et que l’intérêt réel et les autres revenus continuent de dépasser les prévisions budgétaires d’environ 70 % en raison d’une approche plus active dans l’investissement des fonds. Les revenus provenant des frais d’agrément et des frais d’ouverture de dossier ont augmenté de 48 % en raison d’une hausse soudaine du nombre de demandes d’ouverture de dossier au cours du deuxième trimestre. Le tableau des revenus réels, comparativement aux prévisions budgétaires, pour le deuxième trimestre inclut la réaffectation d’une somme de 647 K$ entre les différents postes. En date du deuxième trimestre, on observe un écart favorable de 1 M$ dans les dépenses. Le personnel prévoit que de 30 % à 35 % de cet écart favorable demeurera en permanence, alors que le reste est dû simplement au calendrier d’exécution des projets. Les écarts permanents dans les revenus et dépenses serviront à réduire le déficit annuel budgété révisé de 775 K$ pour l’AF 2012.
La discussion qui suit porte sur la façon de rapporter certains éléments dans les états financiers. Les membres conviennent que le personnel devrait envisager de rendre compte séparément du Programme d’investissement communautaire dans le cadre de son examen du format des états financiers pour se conformer aux normes IFRS.
4. Rapport final du directeur du scrutin — Élection 2011
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
M. Stewart fait un survol du rapport final du directeur du scrutin pour l’élection de 2011. Le directeur du scrutin a noté dans son rapport que l’élection de 2011 s’était déroulée remarquablement bien et, par conséquent, le rapport contient peu de recommandations et il est plus court que celui des années précédentes. Il fait également remarquer qu’il n’y a pas eu de manquement grave aux politiques ou aux règles d’élection de l’ACEI qui nécessiterait de soumettre un rapport au conseil d’administration.
5. Mise à jour et discussion du Plan stratégique 2012-2013
B. Holland résume les principaux points de la séance de planification stratégique qui s’est tenue la veille. Il note que cette séance a été l’occasion pour les membres du conseil d’administration de discuter et d’encourager la réflexion sur certaines questions. Cette séance servira à informer le personnel pour la planification du Plan général et la préparation du budget de l’AF 2013, mais elle avait surtout pour but de les guider dans l’élaboration d’un plan stratégique plus complet pour les AF 2014-2017. Le processus d’élaboration de ce plan sera communiqué au conseil d’administration au cours du dernier trimestre de l’AF 2012.
Dans l’ensemble, on s’entend pour dire que l’organisme devrait examiner plus à fond d’autres produits et services à valeur ajoutée qui entrent dans nos champs de compétence, ainsi que le barème de coûts du domaine .CA. On s’entend également pour dire qu’il ne semble pas y avoir, pour le moment, de raison claire et impérieuse pour l’ACEI de participer à la vague initiale de domaines génériques de premier niveau (gTLD) et que l’organisme devrait continuer à surveiller le nouveau marché des gTLD (et envisager, le cas échéant, une certaine participation et/ou une aide à tout gTLD canadien, mais si et seulement si on lui demande et que cette démarche apparaît raisonnable).
La planification du scénario met en lumière la possibilité pour l’ACEI de prendre des engagements plus significatifs (c’est-à-dire moins d’engagements, mais à plus long terme et qui ont un impact plus grand) pour soutenir son mandat dans le cadre du Programme d’investissement communautaire.
6. Mise à jour sur la campagne de rabais promotionnel
D. Fowler présente au conseil d’administration les résultats préliminaires de la campagne de rabais promotionnel. Il note que les objectifs de cette campagne étaient de faire participer les canaux, de rehausser la marque .CA et d’encourager les nouveaux enregistrements. Le personnel rapporte que la campagne de rabais promotionnel a été un énorme succès en termes de participation des canaux, puisqu’environ 92 % des registraires ont participé.
P. Havey fournit les résultats de vente préliminaires pour la campagne pilote. Le nombre net absolu de nouveaux enregistrements de domaine en octobre 2011 a augmenté de 22,6 %, ou de 8 366, par rapport à l’année précédente; la hausse du nombre de nouveaux enregistrements attribuable à la campagne promotionnelle, en tenant compte de la croissance normalisée, est d’environ 6 % à 10 %. Un rapport plus détaillé sera disponible à la fin de janvier. Ces résultats seront partagés avec le conseil d’administration et avec les canaux.
H. Dryden se joint de nouveau à la réunion.
7. Mise à jour des comités
7.1 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s’est réuni la semaine précédente pour élaborer le plan de travail pour l’année qui vient. Ce plan de travail a été divisé en diverses catégories et des suggestions ont été faites à la réunion sur les points suivants : 1) processus de mise en candidature et d’élection; 2) évaluation de l’efficacité du conseil d’administration; 3) structure des comités; 4) lacunes dans les compétences du conseil d’administration et examen du leadership; 5) programme d’orientation pour les administrateurs; 6) perfectionnement continu du conseil d’administration et des administrateurs; et 7) frais des membres du conseil d’administration et des comités.
7.2 Rapport du Comité de supervision technique
Le président du Comité de supervision technique rapporte que ce comité ne s’est pas réuni récemment.
7.3 Rapport du Comité de vérification
La présidente du Comité de vérification indique que ce comité s’est réuni la veille pour examiner le plan de travail, incluant les points à l’ordre du jour pour l’année qui vient. Dans le cadre de son plan de travail, le Comité de vérification examinera les questions liées au contrôle interne; reverra la politique d’investissement et les recommandations concernant la politique comptable intégrant les normes IFRS; tandis que le personnel fournira une mise à jour sur la gestion du risque. Elle signale également que le comité a examiné les pouvoirs de signature actuels en matière financière, lesquels sont en place depuis 2003, et que, après discussion, le comité a demandé au personnel de reconsidérer les recommandations proposées et de fournir de l’information additionnelle avant de soumettre un rapport au Comité de vérification.
7.4 Rapport du Comité du budget
Le président du Comité du budget rapporte que ce comité s’est réuni plus tôt pour établir un plan de travail et un calendrier afin de présenter une recommandation au conseil d’administration sur le budget général à sa réunion du 28 février 2012. Le Comité du budget examinera les hypothèses générales pour la planification et les prévisions préliminaires pour l’AF2012 à sa prochaine réunion, avant d’examiner le budget proposé pour l’AF 2013 en janvier.
7.5 Rapport du Comité consultatif des politiques
Le président du conseil d’administration rapporte que R. Rader, coprésident de ce comité, a récemment démissionné du comité. Le président du conseil d’administration transmet les remerciements et l’appréciation de l’ACEI à R. Rader pour son temps et pour son dévouement au sein du comité. Le coprésident communiquera avec les membres du comité pour solliciter une recommandation pour la nomination d’un nouveau coprésident.
8. Autres questions
Il n’y a pas d’autre point à discuter.
9. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 28 février 2012, conjointement avec le Forum canadien sur l’Internet le 27 février 2012.
D. Fowler, L. Gravel, J. Latour et M. Stewart quittent la réunion.
10. Rapport du président
Le président et chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.
Après le rapport du président, B. Holland quitte la réunion.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par K. Brown et appuyé par J. King que la séance soit levée à 12 h 30.
