PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l’hôtel Renaissance, à Toronto, le 21 septembre 2016 à 9 h.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l’hôtel Renaissance, à Toronto, le 21 septembre 2016 à 9 h.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
Invités : Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour, Joe Solly (Deloitte)
Administrateur absent : Kevin McArthur
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par R. Liang)
2. Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 16 juin 2016 et du 27 juillet 2016
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 16 juin 2016 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par F. West, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 27 juillet 2016 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par H. McDonald, appuyée par M. Geist, et adoptée à l’unanimité)
3. Remarques de la présidente
La présidente annonce que le résumé des questions soulevées lors de la table ronde du 17 juin 2016 sera distribué après la réunion. Elle invite les membres à lui faire part de leurs commentaires et de leur rétroaction. Une discussion plus approfondie sur les questions clés de la table ronde sera organisée au cours des prochaines semaines.
Deloitte présentera, plus tard dans le courant de la réunion, les résultats de son évaluation générale du Programme d’investissement communautaire de l’ACEI. Des recommandations sur les modifications qui pourraient être apportées pour aider à atteindre les objectifs globaux seront aussi présentées. Cette présentation sera suivie par une discussion du conseil d’administration.
La présidente annonce également qu’elle procédera à l’évaluation des comités et de leur composition à temps pour la prochaine réunion. Chaque président/présidente de comité devra être prêt/prête à fournir un engagement accru, à consacrer un temps suffisant et à donner l’attention voulue pour participer pleinement aux activités du comité et pour préparer le matériel qui doit être présenté aux réunions du conseil d’administration.
4. Nomination d’un secrétaire de l’ACEI
Sur la recommandation du Comité de gouvernance, il est proposé que le conseil d’administration nomme Paul Havey au poste de secrétaire de l’ACEI pour un mandat d’un an, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par F. West, appuyée par K. Brown, et adoptée à l’unanimité)
5. Mises à jour financière et opérationnelle
5.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
5.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Parmi les faits saillants du rapport, on souligne que les recettes provenant des enregistrements dépassent de 19 K$ les recettes trimestrielles budgétées. Cet écart est attribuable au nombre accru d’enregistrements de nouveaux noms de domaines (10 K de plus qu’anticipé), et aux renouvellements plus importants que prévu (48 K noms de domaine additionnels). Ces résultats meilleurs que prévu se traduisent par une contribution de 19 K$ à notre cible de revenus la plus ambitieuse; cela nous laisse pourtant avec un écart défavorable 50 K$ par rapport aux revenus provenant des enregistrements qui avaient été budgétés. Toutefois, la direction ne fait pas de différence entre les sources de revenus qui permettront d’atteindre cette cible ambitieuse.
On précise que, même si la croissance, en pourcentage, des activités du Registre a ralenti de façon constante au cours des dernières années, comme c’est le cas pour bien d’autres registres ccTLD, le portefeuille des domaines en gestion active (DUM) continuera de soutenir la majorité des revenus de l’organisme jusqu’à ce que notre stratégie de diversification de produits prenne racine et que nos nouveaux services de registre et produits DNS soient plus largement adoptés. Afin de modifier fondamentalement la tendance actuelle dans nos activités d’enregistrement, la direction doit cependant examiner tous les autres moyens d’accroître les activités du Registre, notamment : le niveau des ressources financières affectées et/ou la structure de nos programmes de marketing et de nos activités de promotion de l’image de marque; le réexamen de la mise en œuvre d’une solution groupée pour les IDN; les noms de domaine formés de deux lettres; le regroupement avec d’autres offres de produits/services à valeur ajoutée; notre structure générale de prix; et notre processus de renouvellement.
On mentionne également que la plate-forme de registre Fury a été conçue pour offrir une capacité multiclient, afin de répondre aux exigences plus génériques et standardisées du marché gTLD émergent, et de fournir la souplesse requise pour prendre en charge des activités promotionnelles et des structures de prix sur mesure. L’intention principale derrière le développement de la plate-forme de registre Fury était de faire migrer le Registre .CA sur cette plate-forme. Le personnel examinera, au cours des 12 à 18 mois à venir, la meilleure façon de faire migrer le Registre .CA vers la plate-forme de registre Fury et les implications possibles de cette migration sur la fonctionnalité, le processus commercial et les politiques du Registre.
Comme annoncé précédemment, l’organisme travaille à actualiser ses processus commerciaux et à les ajuster à une perspective de type produit/activité. En conséquence, la direction prévoit une évolution possible dans l’interaction entre la direction et le conseil d’administration, en particulier dans le calendrier des travaux de certains comités pour qu’ils soient plus utiles et qu’ils débouchent sur un effort renouvelé et reflètent la cadence établie au sein de l’organisme à la suite des modifications apportées aux processus internes.
5.3 Examen des résultats financiers du premier trimestre de l’AF17
Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.
Le personnel présente un aperçu des résultats financiers du premier trimestre de l’AF17, en les comparant au budget; il note que les recettes provenant des enregistrements dépassent de 19 K$ le budget trimestriel, avant l’inclusion de la « cible ambitieuse » de 69 K$ par trimestre. Il en résulte un écart défavorable total (50 K$) au niveau des recettes provenant des enregistrements.
Le personnel mentionne que le service de gestion du DNS D-Zone national continue d’afficher un bilan des ventes positif; il ajoute qu’à la fin du premier trimestre de l’AF17, l’ACEI comptait 109 clients uniques utilisant son service D-Zone. L’offre de produits DNS de l’ACEI a aussi été choisie par deux ccTLD.
Le personnel note qu’à la fin du premier trimestre de l’AF17, les dépenses de fonctionnement sont inférieures d’environ 210 K au montant budgété en raison, principalement, des économies réalisées au chapitre des salaires et des avantages sociaux et du décalage dans le temps des dépenses pour les services de conseil.
Les revenus de placement pour le trimestre affichent un écart favorable de 425 K$ dû, en grande partie, à des gains non réalisés du portefeuille de placements de l’ACEI.
Le personnel indique qu’il a demandé des conseils en matière fiscale sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et sur les aspects de l’impôt des sociétés, ainsi que sur l’exposition accrue en lien avec la vente des services D-Zone en Suède, et il ajoute qu’il partagera ces conseils avec le Comité VFIGR.
6. Rapports des comités
6.1 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le président du Comité de stratégie du marché rapporte que ce comité a examiné et approuvé, à sa dernière réunion, le filtre pour la sélection des nouveaux produits. Il précise que ce filtre servira de guide pour évaluer et examiner les possibilités offertes par de nouveaux produits. Le comité continuera de mettre à jour le filtre, en fonction des conditions du moment, et il évaluera son efficacité dans un an. Le comité tiendra le conseil d’administration au courant des changements et des résultats lorsque de nouveaux produits seront évalués avec le filtre de sélection.
Le personnel fait le point sur les initiatives de développement de nouveaux produits en cours. Il fournit une mise à jour sur les offres de produits D-Zone et leur acceptation par le marché. Il mentionne que les services de registre Fury seront lancés dès qu’ils seront accrédités par l’ICANN. Le personnel fait aussi le point sur le lancement des tests de performance Internet qui ont été mis à l’essai dans des villes en juillet. Jusqu’ici, les ensembles de données affichent une bonne croissance avec environ 180 000 tests réalisés à ce jour.
6.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen
Le président du Comité de la rémunération et d’examen indique que ce comité procédera en novembre à l’évaluation de mi-mandat du rendement du chef de la direction.
6.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques
Le Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) ne s’est pas réuni depuis sa dernière réunion en juin.
6.4 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance fait le compte rendu de la réunion de ce comité qui s’est tenue plus tôt ce mois-ci. Le comité s’est penché sur la nomination du secrétaire de l’ACEI, a examiné une liste des politiques de l’ACEI, de même que les politiques du conseil d’administration et le rapport du sondage sur l’efficacité du conseil d’administration. En réponse au rapport du sondage sur l’efficacité du conseil, les membres conviennent que le comité se présentera de nouveau devant le conseil pour lui soumettre une liste de suites à donner au rapport, puis qu’il rendra compte des progrès réalisés à une date ultérieure.
6.5 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire
Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire indique que ce comité s’est réuni récemment pour faire le point sur les leçons tirées de la troisième ronde de financement. Le comité recommande des améliorations à la méthode d’évaluation et quelques améliorations mineures au processus. Le comité félicite unanimement le personnel pour son travail et son soutien.
Le Comité du Programme d’investissement communautaire recommande que le conseil approuve un budget provisoire pour l’AF18 afin d’y inclure le fonds de 1 M$ du PIC pour permettre le versement des subventions du programme, préalablement au processus budgétaire formel.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)
Joe Solly se joint à la réunion.
7. Programme d’investissement communautaire (PIC)
Le personnel rappelle aux membres du conseil que l’on a retenu les services de la firme Deloitte pour aider l’organisme à définir les changements qui l’aideront à mieux mesurer les retombées du programme. Pour ce faire, la firme a procédé à une revue des meilleures pratiques, examiné où se situait l’ACEI par rapport à ces meilleures pratiques, et recommandé la voie à suivre pour l’organisme.
J. Solly, de Deloitte, présente les résultats de l’évaluation de l’impact social de l’activité d’investissement communautaire de l’ACEI. Il rapporte qu’à la suite de l’évaluation par divers moyens, allant d’entrevues internes à la comparaison avec des groupes externes en passant par l’analyse du modèle d’impact social pour l’ACEI, on observe, dans l’ensemble, des tendances positives et on en tire la conviction profonde que l’ACEI a un impact positif sur la société canadienne par ses contributions à l’amélioration de l’Internet canadien; enfin, on en conclut qu’il est important de mesurer cet impact pour définir la stratégie commerciale de l’ACEI. Toutefois, certaines attentes quant à l’harmonisation de cette activité avec les objectifs commerciaux de l’ACEI ne sont pas claires, et on insiste sur la nécessité d’obtenir davantage de résultats mesurables sur l’ensemble du portefeuille de responsabilité sociale de l’entreprise (RSE).
Deloitte note dans son rapport que l’ACEI est en bonne position avec ce programme, compte tenu de la période relativement courte pendant laquelle l’organisme a financé l’activité de RSE. Le programme de l’ACEI est clairement en accord avec l’orientation stratégique de l’organisme, des protocoles relativement clairs ont été mis en place pour son financement, et un bon travail a été fait pour la mesure des intrants, des activités et des résultats du programme.
Deloitte note toutefois qu’on pourrait faire mieux. En particulier, l’organisme pourrait être plus efficace dans la définition des buts/objectifs du programme, l’établissement de priorités claires et la mesure des retombées.
Joe Solly quitte la réunion.
8. Discussion ouverte sur le Programme d’investissement communautaire (PIC) et ses composantes
La présidente propose une discussion sur les changements potentiels à apporter pour assurer l’avenir du programme, maintenant que les trois rondes de financement sont terminées et que Deloitte a présenté son rapport sur l’évaluation et l’analyse des impacts sociaux du programme. Le but de la discussion est de déterminer si un examen des objectifs et des activités du PIC est nécessaire ou si on doit maintenir le statu quo, tout en apportant quelques améliorations au processus.
La discussion porte ensuite sur la terminologie utilisée pour décrire les différents aspects du programme. Les membres discutent également des objectifs généraux, des stratégies et des tactiques du programme. Ils conviennent que, lors de futures réunions, le conseil discutera des objectifs généraux, des stratégies et des tactiques du programme, et de la nomenclature utilisée pour le programme.
9. Autres questions
Il n’y a pas d’autre point à discuter.
10. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa en novembre 2016.
S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel, P. Havey et J. Latour quittent la réunion.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 16 h.
