PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, les 13 et 14 juin 2017
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford (par téléphone), Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, les 13 et 14 juin 2017
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford (par téléphone), Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey
Invités : Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Rick Koeller, Jacques Latour, David Mason (Deloitte), Joe Solly (Deloitte)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
La réunion est ouverte à 13 h le 13 juin 2017.
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par F. West, appuyée par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)
2. Remarques de la présidente
La présidente attire l’attention des membres du conseil sur les résolutions à adopter en bloc. L’adoption de résolutions en bloc permet de regrouper des points de routine pour qu’ils soient approuvés en bloc, plutôt que de proposer des motions séparées pour chaque point. Le conseil a toujours la possibilité de retirer un point quelconque de la liste des résolutions pour en discuter. Le Comité de gouvernance, avec l’assistance du personnel, élaborera une politique officielle sur la façon dont les résolutions en bloc seront traitées par le conseil.
3. Résolutions en bloc
La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter.
a. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 2 mai 2017
b. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 17 mai 2017
c. Mesures de suivi – Terminé
d. Rapport sur les obligations statutaires
Il est proposé que tous les points figurant dans les résolutions en bloc soient approuvés.
(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 28 février 2017
Le conseil d’administration propose quelques modifications au procès-verbal afin de mieux refléter la teneur des discussions. Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 28 février 2017 soit approuvé avec ces modifications.
(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)
J. Solly se joint à la réunion.
5. Discussion sur le Programme d’investissement communautaire
Le but de cette discussion est d’examiner la stratégie d’investissement communautaire de l’ACEI et de bâtir un consensus autour de la voie à suivre pour les futures activités d’investissement communautaire de l’organisme.
Le personnel amorce la discussion en présentant un survol et une perspective historique du Programme d’investissement communautaire de l’ACEI. Ce survol couvre la période allant du lancement du programme en juin 2010 à aujourd’hui.
Cette présentation est suivie d’une discussion dirigée où trois secteurs principaux sont discutés dans le contexte du programme. Ces secteurs sont :
1) définir l’initiative « Bâtir un meilleur Canada en ligne »;
2) comprendre le rôle de l’ACEI vis-à-vis de l’initiative « Bâtir un meilleur Canada en ligne »; et
3) concevoir un Programme d’investissement communautaire efficace.
À la fin de la discussion, on convient d’approfondir le sujet après la publication et l’analyse du rapport de la séance par Deloitte. Lors de cette discussion, le conseil examinera les prochaines étapes, les produits livrables et le calendrier.
J. Solly quitte la réunion.
La séance est levée à 17 h.
La réunion est ouverte de nouveau à 8 h 30 le 14 juin 2017.
D. Mason se joint à la réunion.
6. Activités de l’organisation
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
D. Mason quitte la réunion.
7. Mises à jour financière et opérationnelle
7.1 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le personnel affirme que l’organisme continue de mettre l’accent sur son mandat de base – en particulier les mesures de sécurité. La récente cyberattaque contre DYN à travers un vaste pan des États-Unis et l’attaque du rançongiciel WannaCry n’ont pas eu d’impact direct sur l’ACEI. L’ACEI a investi considérablement dans sa propre infrastructure DNS et l’équipe d’exploitation des TI et les spécialistes de la sécurité gèrent ces risques de manière proactive. Le personnel croit que l’ACEI pourrait devenir un leader d’opinion et un joueur clé dans le domaine de la sécurité de l’Internet. Compte tenu de la réputation et de la crédibilité de l’ACEI, nous pourrons contribuer à éduquer le public, en particulier les utilisateurs finals, afin de les aider à mieux comprendre les risques de l’environnement Internet numérique. Le personnel poursuivra ses efforts de sensibilisation et de diffusion de l’information sur la sécurité.
La discussion qui suit porte sur la migration du domaine .CA vers la plate-forme Fury. Le conseil demande que le personnel lui fournisse le calendrier prévu dans son prochain rapport.
Il demande aussi au personnel d’explorer un mécanisme qui permettrait d’évaluer l’impact de la prochaine hausse des tarifs. Le personnel répond que ce sera un défi, étant donné que les registraires regroupent souvent les services d’enregistrement de domaines avec d’autres services.
7.2 Examen des résultats financiers préliminaires non vérifiés du 4e trimestre de l’AF17
Les résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l’AF17 ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion. Le personnel signale que les résultats financiers préliminaires non vérifiés pourraient être modifiés à la suite des rectifications finales qui pourraient être effectuées par la direction durant le processus de clôture de l’exercice.
Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers du 4e trimestre de l’AF17, comparativement au budget, et il note que les revenus totaux sont supérieurs de 205 K$ aux prévisions budgétaires. Cet écart est dû, en grande partie, aux recettes provenant des enregistrements qui sont plus élevées que prévu en raison de l’effet cumulatif de la croissance des enregistrements de nouveaux domaines et des renouvellements de domaines. Le personnel explique que c’est l’éventail des stratégies et des activités de communication qui ont été entreprises qui a conduit à ce résultat. Dans l’ensemble, les dépenses de fonctionnement ont été inférieures de 36 K$ aux prévisions budgétaires, et cela est dû, en grande partie, à des écarts favorables au titre des salaires et des avantages sociaux, qui ont toutefois été contrebalancés par des écarts défavorables au titre des honoraires de consultation et des dépenses de communication et de sensibilisation.
Le personnel ajoute que les dépenses d’amortissement ont été plus faibles pour l’AF17 en raison du décalage dans le temps des dépenses d’immobilisation durant l’année. Le Programme d’investissement communautaire affiche un écart favorable de 127 K$ par rapport au budget, écart largement attribuable aux dépenses plus faibles que prévu pour les programmes Villes intelligentes branchées et État d’Internet.
Le personnel indique qu’au cours du 4e trimestre de l’AF17, le portefeuille des placements a connu une transition qui a permis d’appliquer la version révisée de l’Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP) approuvée par le conseil d’administration. Par conséquent, une portion des placements initiaux de l’ACEI a été vendue et remplacée par différents types de véhicules de placement. À la fin de l’exercice, les revenus de placement réels affichaient un écart favorable de près de 537 K$ par rapport aux prévisions budgétaires.
Dans l’ensemble, l’organisme a clos l’exercice financier avec un excédent des produits sur les charges de 346 K$. Cela représente un écart favorable de 1,1 M$ par rapport au déficit d’exploitation prévu dans le budget (750 K$).
R. Koeller se joint à la réunion.
8. Rapports des comités
8.1 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques
Le personnel présente le processus et la méthodologie utilisés pour la gestion des risques. Il ajoute que l’ACEI suit un processus et une méthodologie robustes pour la gestion des risques, fondés sur les meilleures pratiques de l’industrie.
Le personnel présente un résumé des risques au 31 mars 2017, et signale les menaces et les possibilités émergentes qui font actuellement l’objet d’une surveillance. Dans l’ensemble, 11 nouveaux risques ont été identifiés au cours du présent exercice. L’action de la direction a eu pour résultat une réduction de l’exposition au risque pour 4 des menaces identifiées, et l’élimination définitive de 5 autres risques. Les risques indiqués en rouge sont soumis immédiatement au Comité VFIGR (risques stratégiques de faible probabilité – impact élevé).
Les membres demandent au personnel de fournir à l’avenir un bref rapport sur les risques de forte probabilité – impact élevé et une analyse des risques pour les nouveaux produits. Une séance avec le conseil sera aussi organisée à une date ultérieure afin de mieux comprendre les menaces et les possibilités et comment l’organisme doit agir relativement à celles-ci.
R. Koeller quitte la réunion.
8.2 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance indique que ce comité s’est réuni récemment pour examiner les diverses politiques du conseil d’administration et qu’il a recommandé uniquement des modifications mineures.
Il est proposé que la version révisée de la Politique de rémunération des administrateurs soit approuvée telle que présentée, et qu’elle soit examinée de nouveau dans un an.
(Motion proposée par H. McDonald, appuyée par K. Brown, et adoptée à l’unanimité)
Il est proposé que la Politique sur la présence d’administrateurs aux réunions de l’ICANN soit approuvée telle que présentée.
(Motion proposée par F. West, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)
Il est également proposé que la Directive sur l’orientation, la formation et le perfectionnement professionnel des administrateurs soit approuvée telle que présentée.
(Motion proposée par H. McDonald, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
Des membres sont d’avis que la participation aux réunions de l’ICANN devrait être encouragée, car elle fournit aux membres du conseil qui y assistent une perspective sur l’industrie. La présidente rappelle aux membres du conseil que des fonds sont disponibles pour assister à ces événements qui sont autant d’occasions de formation permanente.
Le comité a aussi examiné la version préliminaire du questionnaire sur l’efficacité du conseil et des comités auquel les membres du conseil devront répondre cette année.
8.3 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
8.4 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire indique que ce comité a tenu récemment une réunion sur les leçons apprises. Dans l’ensemble, le comité est satisfait du programme. Le comité demande toutefois que le conseil d’administration étudie les recommandations suivantes pour accroître les avantages qui découlent de ce programme :
Qu’à l’intérieur de l’enveloppe de financement actuelle, le programme ait la souplesse nécessaire pour accorder 1 ou 2 grosses subventions (100 à 250 K$) par cycle de financement pour financer des projets qui sont plus ambitieux et qui comportent plus de risques;
Que le conseil d’administration envisage la possibilité d’établir des partenariats avec des organismes demandeurs potentiels;
Que l’ACEI finance (à travers le Comité du PIC) la mise au point d’outils qui pourraient être utilisés pour répondre aux demandes courantes (création de sites Web, outils d’engagement, guides de formation en « littératie numérique », etc.);
Que le conseil d’administration examine l’attribution de « thèmes généraux » pour des cycles de financement particuliers; et
Que le conseil d’administration fournisse plus de précisions sur l’objectif général de l’organisme de bâtir un meilleur Canada en ligne.
Le président du comité précise que le personnel travaille actuellement sur les recommandations 1) et 2) pour le prochain cycle de financement. Il indique que l’octroi de subventions plus importantes nécessitera un changement majeur au programme. Concernant la recommandation 2), le personnel indique qu’Amazon Web Services a récemment accepté de s’associer à l’ACEI pour fournir des services d’infrastructure aux bénéficiaires du Programme d’investissement communautaire. Les membres conviennent que le conseil d’administration examinera, à sa réunion de septembre, le budget du programme; les recommandations de la direction et du comité; et l’ajout d’un membre du conseil et d’un non-administrateur à la composition du comité.
9. Autres questions
Il n’y a pas d’autre point à discuter.
10. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 18 septembre 2017 à Ottawa.
S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland, L. Gravel et J. Latour quittent la réunion.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos à la fin de la réunion.
La séance à huis clos est levée.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 15 h 40.
