PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, le 18 septembre 2017
Administrateurs présents : Alex Beraskow (par vidéoconférence), Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, le 18 septembre 2017
Administrateurs présents : Alex Beraskow (par vidéoconférence), Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey
Invités : Steven Barry, Albert Chang, Dave Chiswell, Mark Dumalski (Deloitte), David Fowler, Marc Jolicoeur (BLG), Jacques Latour, David Mason (Deloitte)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
2. Approbation de l’ordre du jour
La présidente propose que l’ordre du jour de la réunion soit adopté avec une modification dans l’ordre de discussion des points et l’ajout d’une mise à jour sur les activités de l’organisme (à huis clos).
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)
3. Remarques de la présidente
La présidente n’a aucune remarque à formuler.
4. Résolutions en bloc
La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter.
a. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 26 juillet 2017
b. Rapport sur les obligations statutaires
Il est proposé que tous les points figurant dans les résolutions en bloc soient approuvés.
(Motion proposée par H. McDonald, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
5. Nomination d’un secrétaire de l’ACEI
Sur la recommandation du Comité de gouvernance, il est proposé que le conseil d’administration nomme Paul Havey au poste de secrétaire de l’ACEI pour un mandat d’un an, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par F. West, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
M. Dumalski, M. Jolicoeur et D. Mason se joignent à la réunion.
6. Entente sur les services du registre FURY
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
M. Dumalski et D. Mason quittent la réunion.
7. Mises à jour financière et opérationnelle
7.1 Rapport de la direction
Le rapport de la direction est présenté à la réunion.
Le personnel déclare que l’organisme continue de faire des progrès pour répondre aux besoins émergents du marché Internet national et international et pour atteindre ses objectifs stratégiques de diversification de ses produits et de ses revenus. La base de connaissance et le degré de sophistication de l’ACEI créent un besoin croissant de compétences. La direction continue de surveiller l’environnement de plus en plus compétitif au sein duquel l’organisme évolue pour la recherche de talents dans toutes les disciplines de son fonctionnement, afin que l’ACEI demeure concurrentielle tout au long du cycle de vie d’un employé productif.
La discussion porte sur la diversité hommes-femmes et le personnel indique que, dans l’ensemble, l’organisme fait bonne figure et respecte l’équilibre hommes-femmes au sein de son personnel. Dans sa réponse, le conseil d’administration souligne l’absence de diversité raciale et de genre au sein de l’équipe de la haute direction et encourage le personnel à porter une attention accrue à cette question lors des efforts futurs de recrutement et de promotion.
7.2 Examen des résultats financiers du premier trimestre de l’AF18
Les résultats financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.
Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers du 1er trimestre de l’AF18, par rapport au budget, et note que les revenus totaux sont supérieurs de 42 K$ aux prévisions budgétaires à la fin du 1er trimestre de l’AF18, croissance qu’il attribue, en grande partie, aux recettes provenant des enregistrements. Il indique que le nombre cumulatif des enregistrements de nouveaux domaines dépasse les prévisions de 9 K unités, tandis que le nombre cumulatif des renouvellements de domaines dépasse les prévisions de 34 K unités.
Le Programme d’investissement communautaire affiche un écart favorable de 234 K$ par rapport au budget, écart dû en grande partie à l’octroi tardif de quelques subventions.
À la fin du trimestre, on enregistrait un déficit de 607 K$ par rapport au déficit prévu de 1,1 M$. Par conséquent, l’ACEI affiche un écart favorable de 536 K $ par rapport au budget.
8. Activités de l’organisme
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
9. Rapports des comités
9.1 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire
Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire indique que ce comité se réunira prochainement pour discuter des activités d’investissement communautaire et qu’il présentera ses recommandations à la prochaine réunion du conseil.
Par conséquent, le Comité du Programme d’investissement communautaire recommande que le conseil approuve un budget provisoire pour l’AF19 afin d’y inclure le fonds de 1 M$ du PIC pour permettre le versement des subventions du programme, préalablement au processus budgétaire formel.
(Motion proposée par M. Geist, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
9.2 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le président du Comité de stratégie du marché indique que ce comité s’est réuni récemment. Il y a eu une discussion et un débat au sujet du tableau comparatif des produits, à savoir quand les produits devraient quitter le tableau comparatif. Le comité a conclu qu’aucun des produits ne devrait être retiré du tableau comparatif et que chaque produit devrait être réévalué sur une base ponctuelle.
Le personnel fait le point sur le lancement du pare-feu DNS D-Zone le 8 juin 2017 et sur la venue de nouveaux gTLD au sein de D-Zone TLD Anycast.
Le président du comité indique que ce comité a ajouté cette année la gestion des risques à son mandat révisé. Il note que, puisque le Comité VFIGR tient déjà un registre exhaustif des risques et qu’on ne désire pas doubler les efforts du comité, le Comité de stratégie du marché a entrepris de réexaminer son rôle de supervision ainsi que ses risques et possibilités de priorité élevée.
9.3 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance indique que ce comité s’est réuni récemment pour examiner le sondage sur l’efficacité du conseil d’administration. Le Comité de gouvernance recommande que le conseil d’administration se concentre sur les deux recommandations relatives 1) à la formation des membres du conseil et 2) à l’élaboration d’une politique et d’un cadre plus formels pour guider le conseil d’administration et la direction sur les questions qui sont présentées au conseil pour son approbation ou à des fins de consultation ou d’information.
Le comité a aussi examiné l’ébauche de la Politique sur les résolutions en bloc présentée par le personnel. Il indique que cette politique sera de nouveau examinée par le comité d’ici un an. Par la suite, elle sera revue périodiquement et, au minimum, tous les trois ans.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique sur les résolutions en bloc telle que présentée.
(Motion proposée par F. West, appuyée par L. Macdonald, et adoptée à l’unanimité)
Le comité recommande l’approbation du mandat révisé du Comité du Programme d’investissement communautaire (PIC) afin de permettre d’augmenter le nombre d’administrateurs de trois à quatre, et d’ajouter au comité un membre indépendant qui n’est pas un administrateur de l’ACEI.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité du Programme d’investissement communautaire tel que présenté.
(Motion proposée par F. West, appuyée par S. Mehinagic, et adoptée à l’unanimité)
La présidente du Comité de gouvernance ajoute que ce comité s’est penché sur le cadre de travail proposé pour la modification des objectifs de l’ACEI. Les modifications proposées seront présentées au conseil d’administration pour être discutées à la prochaine réunion du conseil.
M. Jolicoeur quitte la réunion.
10. Autres questions
10.1 Remerciements aux administrateurs sortants
Au nom du conseil d’administration et du personnel, l’ACEI remercie Kerry Brown et Faye West pour le temps et les efforts qu’ils ont consacrés à l’organisme en qualité d’administrateurs et de membres de divers comités durant leur mandat.
Le conseil d’administration et le personnel désirent aussi transmettre leurs remerciements sincères et leur gratitude à Susan Mehinagic, qui a œuvré en qualité de présidente du conseil et/ou de présidente de nombreux comités au cours des 6 dernières années.
11. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu les 15 et 16 novembre 2017 à Toronto.
S. Barry, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel, P. Havey, B. Holland et Jacques Latour quittent la réunion.
12. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
13. Clôture
En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 17 h.
