Procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration de
l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)
Tenue virtuellement le 18 octobre 2023
Présent·es :
Conseil d’administration : Liza Aboud, Colleen Arnold, Gwen Beauchemin, Don Bowman, Graeme Bunton, Anne Butler, Matthew Gamble, Eric Hill, Jill Kowalchuk (présidente), Samantha Ventresca, Rob Villeneuve, Michael Zahra
Conseiller·ères du conseil d’administration : Byron Holland, John Demco, Monika Surma
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Invité·es : Sanita Alias, Spencer Callaghan, Albert Chang, Adam Eisner, Jon Ferguson, Marc Fares, Jane Fulford, Rick Koeller, Paula Panetta, Deanna Young
1. Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
La réunion a été convoquée à 13 h 04 le 18 octobre 2023.
La secrétaire générale a informé le conseil que John Demco avait accepté d’agir à titre de président par intérim.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Michael Zahra, que John Demco occupe le poste de président par intérim.
Motion adoptée à l’unanimité.
Samantha Ventresca A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Gwen Beauchemin, l’approbation de l’ordre du jour.
Motion adoptée à l’unanimité.
1.2 Divulgation des conflits d’intérêts
On n’a déclaré aucun conflit d’intérêts relativement aux points de la réunion.
2. Accueil
Le président par intérim dirige les présentations de la table ronde : il s’agit des membres du conseil d’administration, des conseiller·ères du conseil d’administration du conseil et du personnel de CIRA.
3. Nomination du·de la président·e
Le président par intérim a lancé un appel de candidatures pour le poste de président·e du conseil. Après la clôture des nominations, la présidente du conseil a été dûment nommée.
Matthew Gamble A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Anne Butler, que Jill Kowalchuk soit nommée au poste de présidente de CIRA pour une période se terminant à la première des éventualités suivantes : (a) deux ans après cette nomination, (b) l’expiration du mandat de présidente en tant qu’administratrice, (c) la présidente cesse autrement d’être administratrice ou (d) le retrait de la présidente, le tout conformément aux règlements administratifs de CIRA.
Motion adoptée à l’unanimité.
4. Nomination des dirigeant·es du conseil
4.1 Nomination de la vice-présidente du conseil
La présidente lance un appel de candidatures pour le poste de vice-président·e du conseil. Après la clôture des nominations, la vice-présidente du conseil d’administration a été dûment nommée.
Samantha Ventresca A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Anne Butler, que Gwen Beauchemin soit nommée au poste de vice-présidente de CIRA pour occuper ses fonctions pendant une période d’un an ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil après l’expiration de la période d’un an au cours de laquelle son ou sa successeur·e est nommé·e, ou jusqu’à sa démission ou son retrait anticipé, le tout conformément aux règlements administratifs de CIRA.
Motion adoptée à l’unanimité.
4.2 Nomination de la secrétaire générale
La présidente a informé le conseil que Brigitte LeBlanc-Lapointe avait accepté d’occuper le poste de secrétaire générale pour un autre mandat d’un an.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Colleen Arnold, que Brigitte LeBlanc-Lapointe soit nommée au poste de secrétaire générale de CIRA pour occuper ses fonctions pendant une période d’un an ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil après l’expiration de la période d’un an au cours de laquelle son·sa successeur·e est nommé·e, ou jusqu’à sa démission ou son retrait anticipé, le tout conformément aux règlements de CIRA.
Motion adoptée à l’unanimité.
5. Constitution des comités du conseil
La composition des comités du conseil de CIRA pour l’année financière 2023-2024 est la suivante :
Comité d’investissement communautaire
Matthew Gamble (coprésident)
Samantha Ventresca (coprésidente)
Graeme Bunton
Rob Villeneuve
Comité de rémunération et de révision
Anne Butler (présidente)
John Demco (conseiller du conseil d’administration)
Jill Kowalchuk
Rob Villeneuve
Finances, audits, investissements et gestion des risques
Colleen Arnold (présidente)
Liza Aboud
Gwen Beauchemin
Don Bowman
Anne Butler
Samantha Ventresca
Michael Zahra
Comité de gouvernance
Eric Hill (président)
Colleen Arnold
Matthew Gamble
Jill Kowalchuk
Comité de stratégie des services
Don Bowman (président)
Gwen Beauchemin
Graeme Bunton
John Demco (conseiller du conseil d’administration)
Michael Zahra
6. Approbation du procès-verbal
Le procès-verbal de la réunion du conseil tenue le 28 septembre 2023 a été remis au conseil pour examen et approbation.
Samantha Ventresca A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Don Bowman, que le procès-verbal de la réunion du conseil tenue le 28 septembre 2023, soit approuvé tel que présenté.
Motion adoptée presque à l’unanimité (avec l’abstention d’A. Butler, de G. Bunton et de R. Villeneuve)
7. Calendrier d’entreprise
7.1 Ébauche du calendrier d’entreprise
Le conseil examine le calendrier proposé des réunions du conseil pour l’année à venir. Les comités seront consultés en temps opportun pour connaître le calendrier précis de leurs réunions, conformément à leurs plans de travail annuels.
J. Ferguson s’est retiré de la réunion.
7.2 Approbation de la date de l’AGA 2024
La date proposée pour l’assemblée générale annuelle 2024 a fait l’objet d’une discussion et, en réponse à une question du conseil, le personnel de CIRA a confirmé qu’il n’y a pas de conflit connu concernant cette date.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Liza Aboud , que l’assemblée générale annuelle 2024 de CIRA ait lieu le mercredi 25 septembre 2024.
Motion adoptée à l’unanimité.
S. Callaghan, A. Chang et R. Koeller se sont joints à la réunion.
8. Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
9. Autres points
9.1 Sondage post-réunion
La présidente a indiqué que le comité de gouvernance a accepté de commencer la distribution d’un court sondage suivant la réunion du conseil pour évaluer l’efficacité globale des réunions. Le conseil n’a noté aucune objection.
Le personnel de CIRA s’est retiré de la réunion.
10. Séance à huis clos (administrateur·rices uniquement)
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
11. Ajournement
Matthew Gamble A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Gwen Beauchemin, que la réunion du conseil soit conclue.
Motion adoptée à l’unanimité.
La présidente a conclu la réunion à 15 h 34.
